การวางแผนและเทคนิคการประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน

การวางแผนและเทคนิคการประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน

การประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน (Performance Appraisal) เป็นกระบวนการที่สำคัญในการจัดการทรัพยากรบุคคล ซึ่งมีวัตถุประสงค์เพื่อประเมินผลการทำงานของพนักงานอย่างเป็นระบบ การประเมินผลที่ดีจะช่วยให้องค์กรสามารถรับรู้ถึงความสามารถของพนักงานในการทำงาน, พัฒนาทักษะ, ระบุช่องว่างของการทำงาน, และกำหนดทิศทางในการพัฒนาและส่งเสริมพนักงานให้เติบโตในสายงาน

การวางแผนและเทคนิคในการประเมินผลการปฏิบัติงานอย่างละเอียดจะช่วยให้การประเมินมีความชัดเจน โปร่งใส และสามารถนำไปใช้ในการพัฒนาทรัพยากรบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพ

1. การวางแผนการประเมินผลการปฏิบัติงาน (Performance Appraisal Planning)

การวางแผนการประเมินผลการปฏิบัติงานควรเป็นการวางแผนระยะยาวที่สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร เพื่อให้การประเมินผลในแต่ละครั้งเกิดประโยชน์สูงสุด โดยขั้นตอนการวางแผนสามารถแบ่งออกเป็น 4 ขั้นตอนหลัก

กำหนดวัตถุประสงค์ของการประเมินผล

ก่อนที่คุณจะเริ่มการประเมินผล ต้องกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนในการประเมิน

• การประเมินเพื่อพัฒนา: มุ่งเน้นไปที่การระบุจุดแข็งและจุดที่ต้องพัฒนาเพื่อช่วยให้พนักงานเติบโต
• การประเมินเพื่อการตัดสินใจ: ใช้ข้อมูลการประเมินเพื่อการตัดสินใจในการให้รางวัล การเลื่อนตำแหน่ง หรือการตัดสินใจเกี่ยวกับการสรรหาบุคลากร
• การประเมินเพื่อการปรับปรุงผลการทำงาน: วิเคราะห์ผลการทำงานและหาวิธีปรับปรุงประสิทธิภาพของพนักงาน

2: กำหนดเกณฑ์การประเมิน

ต้องกำหนดเกณฑ์การประเมินที่เป็นมาตรฐาน เพื่อให้การประเมินสามารถทำได้อย่างเป็นธรรมและเที่ยงตรง เกณฑ์การประเมินอาจรวมถึง:

• การวัดผลตามเป้าหมาย ผลงานที่สามารถวัดได้ เช่น ยอดขาย จำนวนการบริการที่เสร็จตามกำหนด
• ทักษะทางเทคนิค ความสามารถในการใช้เครื่องมือ ซอฟต์แวร์ หรือเทคโนโลยีเฉพาะ
• ทักษะในการทำงานร่วมกัน การสื่อสาร การทำงานเป็นทีม หรือการแก้ปัญหา
• ทัศนคติและความรับผิดชอบ ความกระตือรือร้น ความทุ่มเทต่อการทำงาน

3: เลือกรูปแบบการประเมินผล

เลือกรูปแบบการประเมินที่เหมาะสมกับลักษณะงานและประเภทขององค์กร ซึ่งสามารถแบ่งออกเป็นประเภทหลัก ๆ ดังนี้

• การประเมินจากตนเอง (Self-Assessment) ให้พนักงานประเมินตัวเองตามเกณฑ์ที่กำหนด เพื่อให้เห็นถึงความรู้สึกและความคิดเห็นของพนักงานเกี่ยวกับผลงานของตน
• การประเมินจากหัวหน้างาน (Manager/Supervisor Appraisal) ผู้บังคับบัญชาประเมินผลการทำงานของพนักงาน
• การประเมินจากเพื่อนร่วมงาน (Peer Review) ใช้การประเมินจากเพื่อนร่วมงาน เพื่อให้มุมมองจากคนที่ทำงานใกล้ชิดกับพนักงานนั้น ๆ
• การประเมินจากลูกค้า (Customer Appraisal) ใช้ความคิดเห็นจากลูกค้าในการประเมินประสิทธิภาพในการให้บริการหรือการปฏิสัมพันธ์กับลูกค้า

4: กำหนดระยะเวลาในการประเมิน

การประเมินผลการปฏิบัติงานสามารถดำเนินการได้ในระยะเวลาแตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับลักษณะงานและเป้าหมายที่ตั้งไว้ โดยทั่วไปจะมี 3 แบบ:

• การประเมินรายปี: ประเมินผลการทำงานเป็นประจำทุกปี
• การประเมินระหว่างปี (Mid-year review): ประเมินผลการทำงานในระหว่างปีเพื่อปรับปรุงและพัฒนา
• การประเมินแบบต่อเนื่อง (Continuous feedback): ให้คำแนะนำและประเมินผลงานอย่างต่อเนื่องเพื่อปรับปรุงและพัฒนาอย่างทันที

2. เทคนิคการประเมินผลการปฏิบัติงาน (Performance Appraisal Techniques)

การใช้เทคนิคที่เหมาะสมในการประเมินผลการปฏิบัติงานจะช่วยให้ผลลัพธ์ที่ได้มีความเป็นกลางและโปร่งใสมากยิ่งขึ้น ซึ่งมีหลายเทคนิคที่สามารถนำมาใช้ได้ ดังนี้:

การประเมินตามพฤติกรรม (Behaviorally Anchored Rating Scale – BARS)

• BARS เป็นวิธีการประเมินที่ใช้พฤติกรรมที่ชัดเจนและวัดได้เป็นเกณฑ์การประเมิน เพื่อให้การประเมินมีความชัดเจนและไม่ขึ้นกับความคิดเห็นส่วนตัว
• ตัวอย่าง: การประเมินทักษะการสื่อสาร โดยอาจใช้การให้คะแนนจาก “การฟังอย่างตั้งใจ”, “การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ”, หรือ “การโต้ตอบที่ไม่สุภาพ”

การประเมินแบบกรอบสมรรถนะ (Competency-based Evaluation)

• เทคนิคนี้เน้นการประเมินตามสมรรถนะที่สำคัญที่จำเป็นในงาน เช่น ความสามารถในการคิดเชิงกลยุทธ์, ความเป็นผู้นำ, หรือความสามารถในการทำงานเป็นทีม
• Competencies เหล่านี้จะถูกกำหนดเป็นเกณฑ์การประเมินและสามารถนำไปใช้ในการพัฒนาโปรแกรมการฝึกอบรม

การประเมินแบบการให้คะแนน (Rating Scale Method)

• วิธีนี้ใช้การให้คะแนนในรูปแบบของมาตราส่วน (เช่น 1-5 หรือ 1-7) โดยกำหนดคำอธิบายที่ชัดเจนสำหรับแต่ละระดับ
• การให้คะแนนมักใช้ในการประเมินด้านต่าง ๆ เช่น ทักษะทางเทคนิค, ความคิดสร้างสรรค์, ความรับผิดชอบ เป็นต้น

การประเมินจากการเปรียบเทียบ (Forced Choice Method)

• เทคนิคนี้เกี่ยวข้องกับการเลือกคำตอบที่เหมาะสมที่สุดจากหลายตัวเลือก (Forced choice) โดยการเปรียบเทียบผลงานของพนักงานกับพนักงานคนอื่น ๆ หรือเกณฑ์ที่กำหนด
• การใช้เทคนิคนี้จะช่วยลดความเป็นอคติในการประเมิน

การประเมินผลแบบ 360 องศา (360-Degree Feedback)

• การประเมินผลแบบ 360 องศาคือการรวบรวมข้อมูลการประเมินจากหลายแหล่ง เช่น หัวหน้างาน เพื่อนร่วมงาน ลูกค้า และการประเมินจากตนเอง
• เทคนิคนี้ช่วยให้ได้มุมมองหลายด้านและครอบคลุมการประเมินที่หลากหลาย

การประเมินจากผลลัพธ์ (Results-oriented Appraisal)

• การประเมินแบบนี้เน้นที่ผลลัพธ์ที่ได้จากการทำงาน เช่น ยอดขายจำนวนลูกค้า หรือการพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่
• เหมาะสำหรับงานที่สามารถวัดผลเป็นตัวเลขหรือเกณฑ์ที่ชัดเจน

3. การใช้ผลการประเมินเพื่อการพัฒนา

การใช้ผลการประเมินเพื่อการพัฒนา (Using Performance Appraisal Results for Development)

หลังจากการประเมินผลการปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว ขั้นตอนที่สำคัญที่ไม่ควรมองข้ามคือการใช้ผลการประเมินเพื่อ พัฒนาทักษะ และ ความสามารถ ของพนักงาน การประเมินผลไม่ใช่แค่การวัดผลลัพธ์เท่านั้น แต่ยังเป็นเครื่องมือที่สามารถช่วยในการเสริมสร้างความสามารถของพนักงาน และช่วยให้องค์กรเติบโตอย่างมีประสิทธิภาพ การใช้ผลการประเมินในการพัฒนาเป็นกระบวนการที่สามารถทำได้หลากหลายวิธี ขึ้นอยู่กับข้อมูลที่ได้รับจากการประเมินและความต้องการในการพัฒนาของแต่ละคน

กระบวนการใช้ผลการประเมินเพื่อการพัฒนาประกอบด้วยหลายขั้นตอนที่เชื่อมโยงกัน ซึ่งจะช่วยให้การพัฒนาพนักงานมีความชัดเจนและเป็นระบบ

1. การวิเคราะห์ผลการประเมิน

ก่อนที่จะนำผลการประเมินไปใช้ในการพัฒนา ต้องทำการ วิเคราะห์ผลการประเมิน เพื่อทำความเข้าใจถึงจุดแข็งและจุดที่ต้องการการพัฒนาของพนักงาน

• การระบุจุดแข็ง: ผลการประเมินสามารถช่วยระบุถึงทักษะหรือคุณสมบัติที่พนักงานมีความสามารถสูง เช่น ทักษะการสื่อสารที่ดี การตัดสินใจที่แม่นยำ หรือความสามารถในการทำงานเป็นทีม
• การระบุจุดที่ต้องการการพัฒนา: ผลการประเมินจะช่วยให้สามารถระบุจุดอ่อนหรือทักษะที่พนักงานยังขาดหายไป เช่น ความสามารถในการใช้เทคโนโลยีใหม่ๆ หรือการจัดการเวลาที่ไม่ดี
• การเปรียบเทียบกับมาตรฐานหรือเป้าหมาย: เปรียบเทียบผลการประเมินกับมาตรฐานที่องค์กรตั้งไว้หรือกับเป้าหมายการพัฒนาของพนักงานเอง เพื่อหาวิธีปรับปรุง

2. การตั้งเป้าหมายการพัฒนา (Development Goals)

หลังจากที่ได้ข้อมูลจากการประเมินผลแล้ว ขั้นตอนถัดไปคือการ ตั้งเป้าหมายการพัฒนา ที่ชัดเจนและสามารถวัดผลได้ ซึ่งเป็นส่วนสำคัญในการช่วยให้พนักงานสามารถมุ่งไปสู่การพัฒนาในด้านที่ต้องการได้

• กำหนดเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง (Specific): เป้าหมายที่ตั้งควรมีความชัดเจน เช่น “พัฒนาทักษะการสื่อสารในการประชุมให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น”
• ทำให้เป็นเป้าหมายที่สามารถวัดผลได้ (Measurable): ใช้ตัวชี้วัดที่สามารถประเมินได้ เช่น “ลดเวลาการทำงานให้สำเร็จในแต่ละโครงการลง 20%”
• เป้าหมายที่สามารถทำได้ (Achievable): นอกจากนี้ต้องเป็นเป้าหมายที่สามารถทำได้จริงในระยะเวลาที่กำหนด
• เป้าหมายที่มีความเกี่ยวข้อง (Relevant): เป้าหมายต้องตรงกับทักษะที่ต้องการพัฒนาและสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร
• กำหนดระยะเวลา (Time-bound): นอกจากนี้ควรกำหนดระยะเวลาที่เหมาะสมในการบรรลุเป้าหมาย เช่น 3 เดือน, 6 เดือน, หรือ 1 ปี

ตัวอย่างของเป้าหมายการพัฒนาคือ “พัฒนาทักษะการใช้ซอฟต์แวร์ใหม่ภายใน 3 เดือน โดยเข้าร่วมการฝึกอบรมทุกสัปดาห์”

3. การจัดทำแผนพัฒนาพนักงาน (Development Plan)

แผนพัฒนาพนักงาน (Employee Development Plan) เป็นขั้นตอนที่สำคัญในการกำหนดวิธีการและขั้นตอนการพัฒนาพนักงานให้ตรงกับเป้าหมายที่ตั้งไว้ แผนพัฒนานี้ควรรวมถึง:

• กิจกรรมการฝึกอบรม (Training): การเข้าร่วมการฝึกอบรมที่เกี่ยวข้องกับทักษะที่ต้องการพัฒนา เช่น การฝึกอบรมการใช้ซอฟต์แวร์ใหม่ หรือการฝึกอบรมด้านการสื่อสาร
• การเรียนรู้จากประสบการณ์ (Learning by Doing): การให้พนักงานมีโอกาสนำความรู้ไปใช้จริงในสถานการณ์ทำงาน เช่น การมอบหมายโปรเจคที่เกี่ยวข้องกับทักษะที่ต้องการพัฒนา
• การมีผู้ mentored หรือโค้ช (Mentoring or Coaching): การมีผู้ที่มีประสบการณ์มากกว่าให้คำแนะนำและฝึกฝนทักษะที่จำเป็น
• การพัฒนาโดยการมีเป้าหมายระยะสั้น (Short-term Goals): จัดทำแผนการพัฒนาที่มีเป้าหมายระยะสั้นเพื่อช่วยให้พนักงานได้เห็นผลลัพธ์เร็วขึ้น เช่น การให้พนักงานทำงานในทีมที่ต้องใช้ทักษะที่ต้องการพัฒนา

4. การให้ข้อเสนอแนะและการสนับสนุน (Feedback and Support)

การให้ ข้อเสนอแนะ ที่สร้างสรรค์และมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญในการช่วยพนักงานปรับปรุงและพัฒนาตนเอง:

• ให้ข้อเสนอแนะที่ตรงจุด: คำแนะนำควรระบุปัญหาและวิธีแก้ไขอย่างชัดเจน เช่น “คุณทำได้ดีในการแก้ปัญหา แต่ควรฝึกการจัดลำดับความสำคัญเพื่อไม่ให้เสียเวลา”
• เน้นความสำเร็จ: เน้นย้ำถึงความสำเร็จที่พนักงานได้ทำได้ เพื่อให้พนักงานรู้สึกว่าผลงานของพวกเขามีคุณค่า
• การสนับสนุนจากผู้บังคับบัญชา: ผู้บังคับบัญชาควรแสดงความสนใจในความสำเร็จของพนักงาน และสนับสนุนพนักงานในกระบวนการพัฒนา

5. การติดตามผลการพัฒนา (Tracking Development Progress)

หลังจากการกำหนดแผนพัฒนาแล้ว นอกจากนี้การติดตามผลการพัฒนาเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าแผนที่วางไว้นั้นถูกดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ:

• การประชุมติดตามผล (Progress Review): การตั้งการประชุมระหว่างผู้บังคับบัญชากับพนักงานเพื่อทบทวนผลการพัฒนาและตรวจสอบความคืบหน้า เช่น การประเมินผลการฝึกอบรมที่เสร็จสิ้นไปแล้ว หรือการประเมินทักษะใหม่ที่พนักงานพัฒนาขึ้น
• การปรับแผนพัฒนา: หากพบว่าแผนพัฒนาที่ตั้งไว้ไม่เหมาะสม หรือพนักงานไม่สามารถบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ ควรปรับแผนการพัฒนาให้เหมาะสมกับสถานการณ์หรือสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไป

6. การใช้ผลการประเมินในด้านการส่งเสริมและการพัฒนาอาชีพ (Career Development)

การประเมินผลการปฏิบัติงานยังสามารถใช้ในการ ส่งเสริมอาชีพ ของพนักงานในระยะยาว:

• การเลื่อนตำแหน่ง (Promotion): หากพนักงานมีผลการประเมินที่ดีและพัฒนาทักษะต่างๆ อย่างต่อเนื่อง อาจมีโอกาสในการเลื่อนตำแหน่ง
• การพัฒนาผู้นำ (Leadership Development): การประเมินผลการทำงานสามารถช่วยระบุพนักงานที่มีศักยภาพในการเป็นผู้นำในอนาคต และสามารถพัฒนาทักษะการเป็นผู้นำของพวกเขาผ่านการฝึกอบรมและการมอบหมายงานที่ท้าทาย