วิธีการให้ข้อเสนอแนะแก่พนักงานฝ่ายขายหลังการประเมิน360 การให้ข้อเสนอแนะหลังจากการประเมิน 360 องศาคือกระบวนการที่สำคัญในการพัฒนาและเสริมสร้างทักษะของพนักงานขาย ข้อเสนอแนะที่ดีไม่เพียงแต่จะช่วยให้พนักงานเข้าใจจุดแข็งและจุดที่ต้องพัฒนา แต่ยังช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างผู้บังคับบัญชาและพนักงานในการทำงานร่วมกันเพื่อให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
หลักการสำคัญในการให้ข้อเสนอแนะ
ใช้เทคนิคการฟังอย่างมีสติ ในการให้ข้อเสนอแนะ, ควรฟังความคิดเห็น และข้อกังวลของพนักงานอย่างเต็มที่ ไม่รีบตอบหรือแทรกแซง ควรให้เวลาในการคิด และพูดให้ครบถ้วน
ใช้หลักการ “SBI” (Situation, Behavior, Impact) การใช้รูปแบบนี้จะช่วยให้ข้อเสนอแนะที่ให้เป็นเรื่องที่เฉพาะเจาะจง และเข้าใจง่าย โดยใช้คำอธิบายในแต่ละส่วนดังนี้:
Situation (สถานการณ์): อธิบายถึงสถานการณ์ที่เกิดขึ้นเมื่อพนักงานแสดงพฤติกรรมที่เกี่ยวข้อง
Behavior (พฤติกรรม): อธิบายพฤติกรรมที่พนักงานทำ
Impact (ผลกระทบ): อธิบายผลกระทบที่เกิดขึ้นจากพฤติกรรมนั้น
ความเฉพาะเจาะจงและสร้างสรรค์ ข้อเสนอแนะควรเป็นเรื่องที่ชัดเจน และไม่คลุมเครือ โดยเน้นไปที่การกระทำที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้จริงๆ เช่น การพัฒนาทักษะการสื่อสาร หรือการปรับปรุงการจัดการเวลา
ส่งเสริมการมีส่วนร่วม ให้พนักงานได้มีโอกาสแสดงความคิดเห็น และสะท้อนข้อคิดเห็นของตัวเอง เช่น ถามพวกเขาว่าพวกเขารู้สึกอย่างไรกับผลการประเมิน และมีอะไรที่พวกเขาต้องการปรับปรุงหรือพัฒนา
ให้ข้อเสนอแนะที่สร้างแรงบันดาลใจ การให้ข้อเสนอแนะต้องสร้างความมั่นใจและแรงบันดาลใจให้กับพนักงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพวกเขาได้รับผลที่อาจจะทำให้รู้สึกท้อแท้ ควรเน้นไปที่การพัฒนา และสนับสนุนให้พวกเขาพัฒนาต่อไป
วิธีการให้ข้อเสนอแนะแก่พนักงานฝ่ายขายหลังการประเมิน360
1. เตรียมตัวก่อนการประชุม
- วิเคราะห์ผลลัพธ์ ตรวจสอบ และวิเคราะห์ผลการประเมินอย่างละเอียดเพื่อเตรียมข้อมูลที่จะนำเสนอ
- กำหนดวัตถุประสงค์ ระบุว่าวัตถุประสงค์ของการให้ข้อเสนอแนะแน่ชัด เช่น การพัฒนาเฉพาะด้านหรือการปรับปรุงการทำงาน
2. สร้างบรรยากาศที่เปิดกว้าง
- จัดการประชุมในสถานที่ที่เหมาะสม เลือกสถานที่ที่มีความเป็นส่วนตัว และไม่ถูกรบกวน
- กระตุ้นการสื่อสาร ส่งเสริมให้พนักงานรู้สึกสบายใจในการแสดงความคิดเห็น โดยให้พวกเขาแสดงความรู้สึกและข้อกังวล
3. ให้ข้อมูลที่ชัดเจนและตรงไปตรงมา
- เริ่มด้วยจุดแข็ง เริ่มต้นด้วยการพูดถึงสิ่งที่พนักงานทำได้ดี เพื่อสร้างความมั่นใจ
- ระบุจุดที่ต้องปรับปรุง ใช้ข้อมูลที่ชัดเจนจากการประเมินเพื่อแสดงจุดที่ต้องปรับปรุง โดยอาจใช้ตัวอย่างเฉพาะเจาะจง
4. เสนอแนวทางในการพัฒนา
- แนะนำการฝึกอบรม เสนอโปรแกรมการฝึกอบรมหรือเวิร์คช็อปที่สามารถช่วยพัฒนาทักษะที่จำเป็น
- สร้างแผนพัฒนาส่วนบุคคล (IDP) ทำงานร่วมกับพนักงานเพื่อสร้างแผนการพัฒนาที่เฉพาะเจาะจง และสามารถวัดผลได้
5. ส่งเสริมการมีส่วนร่วม
- ตั้งคำถามเปิด ถามพนักงานเกี่ยวกับความคิดเห็น และมุมมองของพวกเขาในเรื่องที่ถูกพูดถึง
- รับฟังข้อเสนอแนะ เปิดโอกาสให้พนักงานได้แสดงความคิดเห็นหรือเสนอแนะเกี่ยวกับวิธีการทำงาน
6. ติดตามผล
- กำหนดเวลาเพื่อติดตาม นัดหมายการประชุมติดตามผลเพื่อประเมินความก้าวหน้า และปรับปรุงแผนตามที่จำเป็น
- ให้การสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง ให้คำปรึกษา และการสนับสนุนในระหว่างกระบวนการพัฒนา
7. สร้างบรรยากาศที่เป็นบวก
- ส่งเสริมความสำเร็จ แสดงความยินดีเมื่อพนักงานทำได้ดีขึ้นในด้านที่พัฒนาขึ้น
- สนับสนุนการเรียนรู้ สร้างวัฒนธรรมที่ให้ความสำคัญกับการเรียนรู้ และการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
ขั้นตอนในการให้ข้อเสนอแนะหลังการประเมิน 360 องศา
1. เริ่มต้นด้วยการยกย่องและแสดงความชื่นชม
ก่อนที่จะเข้าไปในข้อเสนอแนะในด้านที่ต้องพัฒนา ควรเริ่มต้นด้วยการยกย่องสิ่งที่พนักงานทำได้ดี เช่น ทักษะการขายที่โดดเด่น หรือการมีทัศนคติที่ดีต่อการบริการลูกค้า การเริ่มต้นเช่นนี้จะช่วยให้พนักงานรู้สึกมั่นใจ และไม่รู้สึกถูกโจมตี
ตัวอย่าง:
- “ฉันอยากเริ่มต้นด้วยการชื่นชมทักษะการขายของคุณ คุณสามารถปิดการขายได้ดีมากในช่วงที่ผ่านมานี้ และลูกค้าของเราก็พูดถึงคุณในแง่บวกเสมอในเรื่องของการบริการ และการให้คำแนะนำที่มีประโยชน์”
2. แนะนำข้อเสนอแนะในด้านที่ต้องปรับปรุง
ใช้ข้อมูลจากการประเมิน 360 องศาในการระบุจุดที่ต้องพัฒนา โดยเน้นการใช้ข้อเสนอแนะที่ชัดเจน และเป็นรูปธรรม เพื่อให้พนักงานสามารถเข้าใจได้ว่าควรพัฒนาในเรื่องใดบ้าง
ตัวอย่าง:
- “จากผลการประเมิน 360 องศา, ฉันเห็นว่าในการทำงานร่วมกับทีม คุณได้รับคะแนนที่ไม่สูงมากจากเพื่อนร่วมงาน คะแนนในด้านการร่วมมือกับทีมของคุณอยู่ที่ 2.5 ซึ่งแสดงให้เห็นว่ามีโอกาสที่คุณจะสามารถพัฒนาได้ในส่วนนี้”
ข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์:
- “เพื่อที่จะพัฒนาความสามารถในการทำงานร่วมกับทีม, ฉันแนะนำให้คุณเริ่มต้นการพูดคุยหรือประชุมกับทีมของคุณบ่อยขึ้น เพื่อที่จะเข้าใจมุมมองของเพื่อนร่วมงานมากขึ้น และอาจจะลองฝึกฝนทักษะการฟัง และการให้คำแนะนำกับทีม”
3. ใช้คำถามเปิดเพื่อกระตุ้นการมีส่วนร่วม
ให้โอกาสพนักงานในการแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับผลการประเมิน และการพัฒนา โดยการถามคำถามเปิดที่จะช่วยให้พนักงานได้มีส่วนร่วมในการพูดถึงจุดแข็ง และจุดที่ต้องปรับปรุง
ตัวอย่าง:
- “คุณคิดอย่างไรกับผลการประเมินในส่วนของการทำงานร่วมกับทีม? คุณเห็นว่าอะไรคือสิ่งที่สามารถปรับปรุงได้บ้าง?”
- “คุณมีความรู้สึกว่าอะไรคืออุปสรรคที่ทำให้คุณทำงานร่วมกับทีมได้ไม่เต็มที่?”
4. ให้คำแนะนำที่เป็นรูปธรรมและวางแผนการพัฒนา
หลังจากได้รับข้อเสนอแนะจากพนักงานแล้ว ควรให้คำแนะนำที่สามารถนำไปปฏิบัติได้จริง เช่น การลงทะเบียนเข้าร่วมการฝึกอบรม, การตั้งเป้าหมายในการพัฒนาทักษะ หรือการวางแผนการทำงานร่วมกับทีม
ตัวอย่าง:
- “เพื่อช่วยให้คุณพัฒนาทักษะการทำงานร่วมกับทีม, ฉันแนะนำให้คุณลองเข้าร่วมการฝึกอบรมที่เกี่ยวกับการสื่อสาร และการทำงานเป็นทีมที่บริษัทจัดขึ้นในเดือนหน้า”
- “นอกจากนี้, ฉันอยากให้คุณตั้งเป้าหมายที่จะมีการพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานในทีมอย่างน้อย 2 ครั้งต่อสัปดาห์เกี่ยวกับงานที่กำลังทำอยู่”
5. สร้างแผนติดตามผล
เพื่อให้ข้อเสนอแนะเป็นไปได้จริง, ควรมีการติดตามผลเพื่อดูว่าพนักงานมีการพัฒนาในด้านที่เสนอแนะหรือไม่ การติดตามผลจะช่วยให้พนักงานรู้สึกว่าได้รับการสนับสนุนจากองค์กร
ตัวอย่าง:
- “เราจะตั้งเป้าหมายในการติดตามผลทุกๆ 2 เดือน เพื่อดูว่าเราจะเห็นความพัฒนาในทักษะการทำงานร่วมกับทีมอย่างไร และหากมีปัญหาหรืออุปสรรคในการพัฒนา, ฉันยินดีที่จะช่วยเหลือคุณเพิ่มเติม”
6. จบด้วยการให้กำลังใจ
การให้กำลังใจในตอนท้ายจะช่วยเสริมสร้างความมั่นใจให้กับพนักงาน และทำให้พวกเขามีความกระตือรือร้นที่จะพัฒนาตนเองต่อไป
ตัวอย่าง:
“ฉันเชื่อว่าคุณมีศักยภาพในการพัฒนาในด้านนี้ได้ และฉันตั้งตารอที่จะเห็นความเปลี่ยนแปลงในครั้งถัดไป ขอให้คุณมั่นใจและมุ่งมั่นในการพัฒนา ทุกๆ การพัฒนาเล็กๆ น้อยๆ จะช่วยให้คุณเติบโตขึ้นอย่างยิ่ง”
สรุป
การให้ข้อเสนอแนะหลังการประเมิน 360 องศาควรทำในลักษณะที่สร้างสรรค์, มีความชัดเจน, และให้โอกาสพนักงานในการมีส่วนร่วม กระบวนการนี้ควรเริ่มต้นด้วยการยกย่องสิ่งที่ทำได้ดี จากนั้นให้ข้อเสนอแนะที่เป็นรูปธรรม และการวางแผนการพัฒนาที่เหมาะสม พร้อมทั้งการติดตามผลเพื่อให้เกิดการพัฒนาอย่างยั่งยืน ข้อเสนอแนะที่ดีจะช่วยเสริมสร้างแรงบันดาลใจให้พนักงานสามารถพัฒนาทักษะต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สนใจทดลองใช้งานโปรแกรมประเมินออนไลน์ EsteeMATE ติดต่อได้ที่นี่
