เจ้าของธุรกิจขนาด 10–50 คน หรือ HR ที่เพิ่งเริ่มงานในบริษัทเล็ก ๆ เจอปัญหาเดิมทุกเดือน — ทำ payroll ใน Excel แต่แยก 3 ไฟล์: ไฟล์ลงเวลาอันหนึ่ง, ไฟล์คำนวณเงินเดือนอันหนึ่ง, แบบฟอร์มสลิปอีกอัน — พอจะออกสลิปก็ต้องก๊อปข้อมูลข้ามไฟล์ และพลาดเรื่องเล็ก ๆ น่ารำคาญ เช่น OT คำนวณผิดเพราะลืมหารด้วยจำนวนชั่วโมงต่อวัน หรือหักประกันสังคมเกิน 750 บาท เพราะไม่ได้ cap ฐาน 15,000
บทความนี้คือเทมเพลต Excel ที่ รวมทั้ง 3 อย่างไว้ในไฟล์เดียว และเชื่อมโยงกันด้วยสูตร — ลงเวลาในแผ่นเดียว แล้วสรุปรายเดือน + คำนวณเงินเดือน + สลิปเงินเดือน อัปเดตให้อัตโนมัติ
เปลี่ยนค่าในแผ่น “ตั้งค่า” เพียง 10 บรรทัด (อัตรา OT, เพดาน ปกส) ปรับเงินเดือนในแผ่น “ทำเนียบพนักงาน” แล้วลงเวลาในแผ่น “ลงเวลา” — เสร็จ ทุกอย่างจะคำนวณตามให้
เทมเพลตนี้เอาไปทำอะไร
เทมเพลตนี้เหมาะกับองค์กรที่:
- มีพนักงาน 5–50 คน (มากกว่านี้แนะนำ payroll software จริงจัง)
- ทำเงินเดือนใน Excel อยู่แล้ว แต่กำลังเสียเวลา copy-paste ข้ามไฟล์
- เป็นเจ้าของธุรกิจหรือ HR ที่ทำเงินเดือนเองโดยไม่มี accountant ประจำ
- ต้องออกสลิปเงินเดือนทุกเดือนแบบมีระเบียบ (มี เลข ปกส, ชื่อบริษัท, ลายเซ็น)
สิ่งที่ ไม่ครอบคลุม: ภาษีหัก ณ ที่จ่ายแบบ progressive (ภ.ง.ด.1), เงินสมทบกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ, การแยกเงินตามรอบจ่าย (15/สิ้นเดือน) — เทมเพลตเปิดช่อง “ภาษี” และ “หักอื่นๆ” ให้กรอกเอง
โครงสร้างไฟล์ — 6 แผ่นเชื่อมกันด้วยสูตร
| # | แผ่น | หน้าที่ | HR ทำอะไรในแผ่นนี้ |
|---|---|---|---|
| 1 | ตั้งค่า | ค่าคงที่ทั้งหมด — อัตรา OT, เพดาน ปกส, ชื่อบริษัท, เดือนที่จ่าย | เปลี่ยน 1 ครั้งตอนเริ่มใช้ + เปลี่ยน “เดือนที่จ่าย” ทุกเดือน |
| 2 | ทำเนียบพนักงาน | ข้อมูลพนักงาน — ชื่อ, เลข ปกส, ตำแหน่ง, เงินเดือน, ค่าตำแหน่ง, ค่าครองชีพ, ค่าเดินทาง | เพิ่ม/แก้พนักงานใหม่ — เปลี่ยนเงินเดือนเมื่อมีปรับ |
| 3 | ลงเวลา | ลงเวลารายวัน — มีสูตร (เวลาออก – เวลาเข้า – 1 ชม.พักกลางวัน) × 24 คำนวณชั่วโมงทำงานสด |
กรอกเวลาเข้า, เวลาออก, OT, สถานะ (ปกติ/ลา/ขาด/สาย) ทุกวัน |
| 4 | สรุปรายเดือน | SUMIFS/COUNTIFS จากแผ่นลงเวลา — รวมวันทำงาน, OT, วันลา, วันขาด, วันสาย ต่อพนักงาน | ไม่ต้องกรอก — อัปเดตอัตโนมัติ |
| 5 | คำนวณเงินเดือน | VLOOKUP เงินเดือน + OT จาก 2 แผ่นด้านบน → คำนวณ ค่า OT, ฐาน ปกส, หัก ปกส, เงินสุทธิ ด้วยสูตรสด | กรอก “ภาษี” และ “หักอื่นๆ” (ช่องสีฟ้าอ่อน) — ที่เหลือสูตรทำให้ |
| 6 | สลิปเงินเดือน | สลิปพิมพ์ได้ 1 ใบต่อพนักงาน — VLOOKUP จากแผ่น 5 ด้วยรหัสพนักงาน | เปลี่ยนรหัสพนักงานในเซลล์เดียว → ใบสลิปอัปเดตทั้งใบ → ปริ้นต์ |
สูตรหลักที่ใช้ — เห็นแล้วเข้าใจกฎหมายเลย
HR ที่ทำเงินเดือนครั้งแรกมักงงเรื่องเดียวกัน: ทำไม OT คิดยังไง, ทำไมหัก ปกส ต้อง cap ที่ 750 บาท
สูตรเหล่านี้อยู่ใน Excel แบบสด — เปลี่ยนเงินเดือนหรืออัตราในแผ่น “ตั้งค่า” แล้วทุกอย่างคำนวณใหม่ทันที
| รายการ | สูตร | เหตุผล |
|---|---|---|
| ค่าจ้างรายชั่วโมง | เงินเดือน ÷ วันทำงาน/เดือน ÷ ชม./วัน | เช่น เงินเดือน 26,000 ÷ 26 วัน ÷ 8 ชม. = 125 บาท/ชม. |
| ค่า OT วันธรรมดา (1.5x) | ชม. OT × ค่าจ้างรายชั่วโมง × 1.5 | ตามกฎหมายแรงงาน OT วันธรรมดา = 1.5 เท่า |
| ค่า OT วันหยุด (3x) | ชม. OT × ค่าจ้างรายชั่วโมง × 3 | ทำงาน OT ในวันหยุด = 3 เท่า (รวม 1x ค่าจ้างปกติของวันหยุดด้วย) |
| ฐานประกันสังคม | MIN(เงินเดือน, 15,000) | กฎหมายกำหนดเพดาน 15,000 — เงินเดือน 30,000 หรือ 50,000 ใช้ฐาน 15,000 เท่ากัน |
| หัก ปกส (พนักงาน) | ฐาน ปกส × 5% สูงสุด 750 บาท | คนเงินเดือน 15,000 ขึ้นไป หัก 750 บาทเท่ากันทุกคน |
| บริษัทสมทบ ปกส | ฐาน ปกส × 5% สูงสุด 750 บาท | ไม่หักจากพนักงาน แต่บริษัทต้องนำส่งพร้อมเงินที่หักจากพนักงาน |
| เงินสุทธิ | รายได้รวม – หัก ปกส – ภาษี – หักอื่นๆ | รายได้รวม = เงินเดือน + ค่าตำแหน่ง + ค่าครองชีพ + ค่าเดินทาง + ค่า OT |
หมายเหตุ: ฐาน ปกส ใช้ เงินเดือนพื้นฐาน เท่านั้น ไม่รวม OT และค่าครองชีพ — นี่คือจุดที่ HR มือใหม่พลาดบ่อย
ดาวน์โหลดเทมเพลต (Excel, 6 แผ่น)
ไฟล์: gethr-payroll-workbook.xlsx
เนื้อหาในไฟล์:
- ทำเนียบพนักงาน — 8 ตัวอย่าง พร้อมเลข ปกส, ตำแหน่ง, เงินเดือน, ค่าตำแหน่ง, ค่าครองชีพ, ค่าเดินทาง
- ลงเวลา — ตัวอย่าง 11 บรรทัด (พนักงาน 2 คน × ~5 วัน รวม OT วันธรรมดา + OT วันหยุด + วันสาย + ลาป่วย) + ช่องว่าง 20 บรรทัด
- สรุปรายเดือน — SUMIFS/COUNTIFS อัตโนมัติทุกแถว สำหรับพนักงาน 8 คน
- คำนวณเงินเดือน — สูตร VLOOKUP + ฐาน ปกส cap + OT คูณตามอัตรา + รวมเงินสุทธิ — มี Total Row สำหรับเช็คยอดรวมประจำเดือน
- สลิปเงินเดือน — ใบสลิปพิมพ์ได้ เปลี่ยนรหัสพนักงานในเซลล์ B5 → ใบสลิปอัปเดตทั้งใบ
- ตั้งค่า — 10 ค่าคงที่ที่อยู่หลังสูตรทั้งหมด — เปลี่ยนค่าที่นี่ที่เดียว ทุกแผ่นเปลี่ยนตาม
วิธีเริ่มใช้: เปิดไฟล์ → ไปแผ่น “ตั้งค่า” → เปลี่ยนชื่อบริษัทและเดือนที่จ่าย → ไปแผ่น “ทำเนียบพนักงาน” → ลบตัวอย่าง 8 คน → ใส่พนักงานจริง → จากนั้นทุกแผ่นจะคำนวณตามอัตโนมัติ
วิธีใช้ตั้งแต่ต้นเดือนถึงสิ้นเดือน
workflow แบบที่ทำซ้ำได้ทุกเดือน — ใช้เวลารวมประมาณ 1–2 ชั่วโมงสำหรับพนักงาน 20 คน (สมมติว่าไม่มี OT เยอะ)
| วันที่ | กิจกรรม | แผ่นที่เปิด | เวลาที่ใช้ |
|---|---|---|---|
| วันที่ 1 ของเดือน | เปลี่ยน “เดือนที่จ่าย” ในแผ่นตั้งค่า เป็นเดือนใหม่ | ตั้งค่า | 1 นาที |
| ทุกวันทำงาน | ลงเวลาพนักงานในแผ่นลงเวลา (เวลาเข้า, เวลาออก, OT, สถานะ) | ลงเวลา | 5–10 นาที/วัน |
| วันที่ 25 ของเดือน | ตรวจแผ่น “สรุปรายเดือน” — ดูว่าวันทำงาน + OT แต่ละคนตรงไหม | สรุปรายเดือน | 10 นาที |
| วันที่ 26–27 | ไปแผ่น “คำนวณเงินเดือน” → กรอก “ภาษี” และ “หักอื่นๆ” สำหรับแต่ละคน | คำนวณเงินเดือน | 20–30 นาที |
| วันที่ 28 | เปิดแผ่น “สลิปเงินเดือน” → เปลี่ยนรหัสในเซลล์ B5 ทีละคน → ปริ้นต์ | สลิปเงินเดือน | 30 นาที (พนักงาน 20 คน) |
| วันที่ 28 | นำส่ง ปกส ผ่าน e-Service ของสำนักงานประกันสังคม (ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป) | — | 30 นาที |
ตัวอย่างคำนวณจริง — พนักงาน 1 คน
พนักงาน EMP-001 ชื่อ “สมชาย ใจดี” ตำแหน่ง Operations Supervisor เงินเดือนพื้นฐาน 28,000 บาท
ข้อมูลในแผ่นทำเนียบพนักงาน:
- เงินเดือน: 28,000 บาท
- ค่าตำแหน่ง: 3,000 บาท
- ค่าครองชีพ: 1,500 บาท
- ค่าเดินทาง: 1,500 บาท
ในเดือนนี้สมชายทำงานปกติ 22 วัน + OT วันธรรมดา 2 ชั่วโมง + OT วันหยุด 8 ชั่วโมง (ทำงานเสาร์ 1 วัน)
การคำนวณ:
| รายการ | การคำนวณ | จำนวนเงิน (บาท) |
|---|---|---|
| ค่าจ้างรายชั่วโมง | 28,000 ÷ 26 ÷ 8 | 134.62 |
| ค่า OT 1.5x | 2 × 134.62 × 1.5 | 403.86 |
| ค่า OT 3x | 8 × 134.62 × 3 | 3,231.00 |
| รายได้รวม | 28,000 + 3,000 + 1,500 + 1,500 + 403.86 + 3,231.00 | 37,634.86 |
| ฐาน ปกส | MIN(28,000, 15,000) | 15,000 |
| หัก ปกส (5%) | 15,000 × 5% | -750.00 |
| ภาษีหัก ณ ที่จ่าย | (กรอกเอง — ขึ้นอยู่กับ ภ.ง.ด.1) | -450.00 |
| หักอื่นๆ | (เช่น เงินกู้ภายในบริษัท) | 0 |
| เงินสุทธิ | 37,634.86 − 750 − 450 − 0 | 36,434.86 |
บริษัทยังต้องสมทบเข้า ปกส อีก 750 บาท (5% บนฐาน 15,000) ในนามของสมชาย — รวมเงินที่บริษัทนำส่ง ปกส = 1,500 บาท/เดือนต่อสมชาย
ข้อผิดพลาดที่เจอบ่อย
- รวม OT เข้าฐาน ปกส — บางบริษัทใส่
=ENGINEDUE+OTเป็นฐาน → หัก ปกส เกิน — ฐาน ปกส = เงินเดือนพื้นฐานเท่านั้น และ cap ที่ 15,000 - ลืม cap เพดาน ปกส — คนเงินเดือน 35,000 หัก ปกส = 35,000 × 5% = 1,750 บาท → ผิด! ต้อง MIN(35,000, 15,000) × 5% = 750 บาท
- คิดค่าจ้างรายชั่วโมงผิด — บางคนใช้ ÷ 30 วัน แทนที่จะใช้วันทำงาน — กฎหมายให้ใช้วันทำงาน (เช่น 26 วันต่อเดือนถ้าทำ จ–ส)
- OT วันหยุดคิดเป็น 1.5x — ผิด — OT ใน วันหยุด = 3 เท่า ของค่าจ้างรายชั่วโมงปกติ (ยังไม่รวม 1x ค่าจ้างของวันหยุดที่ต้องจ่ายอยู่แล้ว)
- นำส่ง ปกส เกินกำหนด — ต้องนำส่ง ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป ส่งช้า = ค่าปรับ 2% ต่อเดือน
- สลิปไม่ระบุเลข ปกส ของพนักงาน — หลายบริษัทออกสลิปแค่ชื่อ-เงินเดือน-หัก แต่ตามแนวปฏิบัติที่ดีควรมี เลข ปกส, ตำแหน่ง, เดือนที่จ่าย, ลายเซ็นทั้ง 2 ฝ่าย — เทมเพลตนี้มีครบ
- เก็บไฟล์ payroll ใน Drive ที่ทุกคนเข้าถึงได้ — เป็นข้อมูลอ่อนไหวตาม PDPA — จำกัดสิทธิเฉพาะ HR + เจ้าของ + accountant
หัวข้อที่เกี่ยวข้อง
- ไฟล์ Manpower + อัตราการเข้าออกพนักงาน (Turnover Rate) — เทมเพลตที่ HR ใช้จริง — ทำเนียบพนักงานเชื่อมกับไฟล์ payroll ได้ดีมาก
- การนำส่งเงินสมทบประกันสังคม — ขั้นตอนนำส่ง ปกส รายเดือน ภายในวันที่ 15
- PDPA สำหรับ HR: จัดการข้อมูลพนักงานอย่างปลอดภัย — ข้อมูลเงินเดือนเป็นข้อมูลอ่อนไหว — สิทธิเข้าถึงไฟล์ payroll
- Payroll and Administration — thaihrpro.com — คอนเซปต์ “Payroll คืออะไร” และโครงสร้างกระบวนการ
- Labor Law (กฎหมายแรงงาน) — thaihrpro.com — กรอบ OT, วันหยุด, เพดาน ปกส ที่อ้างอิงในสูตร