แผนผังองค์กรฝ่ายบุคคล ที่มีประสิทธิภาพควรมีลักษณะที่สะท้อนถึงการจัดการทรัพยากรมนุษย์อย่างมีระบบ ซึ่งสนับสนุนการดำเนินงานขององค์กรให้สามารถบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิผล โดยมีโครงสร้างและการทำงานที่ชัดเจน และเหมาะสมกับขนาดและลักษณะขององค์กร ดังนี้
1. ลำดับชั้นและการแบ่งหน้าที่ที่ชัดเจน
แผนผังองค์กรฝ่ายบุคคลควรมีลำดับชั้นและการแบ่งหน้าที่ที่ชัดเจน เพื่อให้แต่ละตำแหน่งในฝ่ายบุคคลรับผิดชอบงานที่เฉพาะเจาะจง โดยสามารถแบ่งเป็น 3 ระดับหลัก คือ
- ระดับผู้บริหาร (Top Management): ได้แก่ ผู้อำนวยการฝ่ายบุคคล (CHRO) หรือผู้บริหารฝ่ายบุคคลที่มีหน้าที่วางแผนกลยุทธ์ด้านทรัพยากรมนุษย์ และตัดสินใจในเรื่องสำคัญเกี่ยวกับทรัพยากรมนุษย์
- ระดับการจัดการ (Middle Management): ประกอบด้วยผู้จัดการฝ่ายบุคคลในแต่ละหน่วยงาน เช่น การพัฒนาทรัพยากรมนุษย์, การสรรหาบุคลากร, การบริหารค่าตอบแทน เป็นต้น
- ระดับปฏิบัติการ (Operational Level): บุคลากรที่รับผิดชอบงานด้านการสรรหาผู้สมัคร, การจัดทำเอกสารประเมินผลการทำงาน, การฝึกอบรม เป็นต้น
2. การแบ่งประเภทของงานในฝ่ายบุคคล
แผนผังฝ่ายบุคคลควรสะท้อนถึงงานที่จัดการในแต่ละด้าน โดยสามารถแบ่งได้ตามฟังก์ชันต่าง ๆ เช่น
- การสรรหาบุคลากร (Recruitment): งานนี้จะรับผิดชอบในการสรรหาผู้สมัครเข้าทำงานตามความต้องการขององค์กร รวมถึงการดำเนินการสัมภาษณ์และการเลือกบุคคลที่เหมาะสม
- การฝึกอบรมและพัฒนา (Training and Development): ดูแลการพัฒนาความสามารถและทักษะของพนักงาน เพื่อให้พนักงานสามารถทำงานได้มีประสิทธิภาพ และเติบโตไปพร้อมกับองค์กร
- การบริหารผลตอบแทนและสวัสดิการ (Compensation and Benefits): รับผิดชอบในการกำหนดโครงสร้างเงินเดือน, สวัสดิการต่าง ๆ และการตรวจสอบว่าผลตอบแทนที่พนักงานได้รับเป็นไปตามมาตรฐาน
- การประเมินผลการปฏิบัติงาน (Performance Management): ดูแลระบบการประเมินผลงานของพนักงาน โดยใช้เครื่องมือหรือมาตรฐานที่เหมาะสม
- การบริหารความสัมพันธ์กับพนักงาน (Employee Relations): รับผิดชอบในการดูแลความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานและองค์กร รวมถึงการจัดการปัญหาหรือข้อพิพาทภายในองค์กร
3. การใช้เทคโนโลยีในการสนับสนุน
ในยุคปัจจุบัน ฝ่ายบุคคลต้องมีการใช้เทคโนโลยีเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เช่น การใช้ระบบข้อมูลบุคคล (HRIS) ในการจัดเก็บข้อมูลพนักงาน, การจัดการการฝึกอบรมออนไลน์, การใช้โปรแกรมประเมินผลการทำงาน และการใช้แพลตฟอร์มในการสรรหาบุคลากร
4. การทำงานร่วมกันในทีม
แผนผังฝ่ายบุคคลที่มีประสิทธิภาพควรส่งเสริมการทำงานเป็นทีมที่มีการประสานงานอย่างดีระหว่างสมาชิกในฝ่ายต่าง ๆ เช่น การทำงานร่วมกันระหว่างฝ่ายสรรหากับฝ่ายฝึกอบรม, หรือฝ่ายการประเมินผลที่ต้องประสานกับฝ่ายบริหารค่าตอบแทน เพื่อให้แน่ใจว่าแต่ละกระบวนการทำงานมีความเชื่อมโยงกันและสนับสนุนซึ่งกันและกัน
5. ความยืดหยุ่นและปรับตัว
แผนผังฝ่ายบุคคลที่มีประสิทธิภาพควรมีความยืดหยุ่นและสามารถปรับตัวได้ในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงในองค์กร เช่น การขยายขนาดองค์กร, การเปลี่ยนแปลงนโยบาย, หรือการเปลี่ยนแปลงในตลาดแรงงาน
6. การประเมินผลและปรับปรุงกระบวนการ
แผนผังควรมีการประเมินผลการทำงานของฝ่ายบุคคล เพื่อหาจุดที่สามารถปรับปรุงได้ และพัฒนาให้การจัดการทรัพยากรมนุษย์มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น การทำการวิเคราะห์ข้อมูลจากการประเมินผลจะช่วยให้ฝ่ายบุคคลสามารถพัฒนากระบวนการต่าง ๆ ให้เหมาะสมกับสถานการณ์ได้
7. การส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กร
ฝ่ายบุคคลควรมีการทำงานที่เน้นการสร้างและส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กรที่ดี เช่น การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ การสร้างบรรยากาศการทำงานที่ดี และการส่งเสริมค่านิยมที่เหมาะสมในองค์กร
ลักษณะของแผนผังองค์กรฝ่ายบุคคลที่มีประสิทธิภาพ
- ชัดเจนและเข้าใจง่าย:
- สายงานบังคับบัญชา: ชัดเจนว่าใครรายงานต่อใคร เพื่อลดความสับสนในการทำงาน
- หน้าที่ความรับผิดชอบ: กำหนดหน้าที่ของแต่ละตำแหน่งอย่างชัดเจน เพื่อให้พนักงานทราบขอบเขตของงานและป้องกันการซ้ำซ้อน
- การเชื่อมโยง: แสดงให้เห็นถึงการเชื่อมโยงระหว่างหน่วยงานต่างๆ ภายในฝ่ายบุคคล เพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น
- การสื่อสาร: ใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย และสัญลักษณ์ที่สื่อความหมายได้ชัดเจน
- ยืดหยุ่นและปรับเปลี่ยนได้:
- รองรับการเปลี่ยนแปลง: สามารถปรับเปลี่ยนแผนผังได้ตามความจำเป็น เช่น เมื่อมีการขยายตัวขององค์กร หรือมีการปรับโครงสร้างองค์กร
- รองรับเทคโนโลยี: สามารถนำเทคโนโลยีมาใช้ในการจัดทำและอัปเดตแผนผังได้ เช่น การใช้โปรแกรมสร้างแผนผังออนไลน์
- สอดคล้องกับกลยุทธ์องค์กร:
- สนับสนุนเป้าหมาย: แผนผังควรสอดคล้องกับกลยุทธ์โดยรวมขององค์กร เพื่อให้การทำงานของฝ่ายบุคคลส่งเสริมการบรรลุเป้าหมายขององค์กร
- ปรับตัวให้เข้ากับวัฒนธรรมองค์กร: แผนผังควรสะท้อนถึงวัฒนธรรมองค์กร เพื่อสร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของและส่งเสริมให้พนักงานมีส่วนร่วม
- เน้นการทำงานเป็นทีม:
- ความร่วมมือ: แผนผังควรส่งเสริมให้เกิดการทำงานร่วมกันเป็นทีม เพื่อแก้ไขปัญหาและพัฒนาองค์กร
- การแบ่งปันข้อมูล: มีการสร้างช่องทางในการแบ่งปันข้อมูลและความรู้ระหว่างกัน
- มุ่งเน้นพัฒนาบุคลากร:
- การพัฒนาตนเอง: มีการกำหนดเส้นทางการพัฒนาอาชีพให้กับพนักงาน เพื่อให้พนักงานมีโอกาสเติบโตในองค์กร
- การเรียนรู้: มีการส่งเสริมให้พนักงานมีโอกาสเรียนรู้และพัฒนาทักษะความสามารถอยู่เสมอ
ตัวอย่างแผนผังองค์กรฝ่ายบุคคล
ผู้อำนวยการฝ่ายบุคคล (CHRO)
|
---------------------------------------------------
| | |
ผู้จัดการฝ่ายสรรหาบุคลากร ผู้จัดการฝ่ายฝึกอบรม ผู้จัดการฝ่ายบริหารผลตอบแทน
| | |
ทีมงานสรรหาบุคลากร ทีมฝึกอบรมและพัฒนา ทีมการบริหารผลตอบแทน
| | |
ทีมงานสัมภาษณ์และคัดเลือก ทีมฝึกอบรมในองค์กร ทีมจัดการสวัสดิการ
|
-----------------------
| |
ผู้ประเมินผลการปฏิบัติงาน ผู้จัดการความสัมพันธ์พนักงาน
| |
ทีมประเมินผล ทีมบริหารความสัมพันธ์
อธิบายแต่ละส่วนในแผนผัง
- ผู้อำนวยการฝ่ายบุคคล (CHRO): เป็นผู้ที่มีหน้าที่ในการกำหนดกลยุทธ์และทิศทางการบริหารทรัพยากรมนุษย์ (HR) ขององค์กร รวมถึงการตัดสินใจในเรื่องสำคัญที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์และการบริหารองค์กรในด้านต่าง ๆ
- ผู้จัดการฝ่ายสรรหาบุคลากร: ดูแลการสรรหาบุคคลที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเข้ามาทำงานในองค์กร โดยทีมงานในส่วนนี้จะดูแลการเขียนประกาศรับสมัครงาน, การสัมภาษณ์, และการคัดเลือกผู้สมัครที่เหมาะสม
- ผู้จัดการฝ่ายฝึกอบรมและพัฒนา (Training and Development): รับผิดชอบในการพัฒนาและฝึกอบรมพนักงานให้มีทักษะที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานและทักษะที่จำเป็นต่อการทำงานในอนาคต เช่น การจัดทำโปรแกรมฝึกอบรมภายในองค์กร
- ผู้จัดการฝ่ายบริหารผลตอบแทน (Compensation and Benefits): รับผิดชอบในการบริหารค่าตอบแทน สวัสดิการ และโบนัสต่าง ๆ ให้กับพนักงาน ซึ่งรวมถึงการตั้งโครงสร้างเงินเดือนและการตรวจสอบสวัสดิการต่าง ๆ
- ผู้ประเมินผลการปฏิบัติงาน (Performance Management): ทีมนี้จะรับผิดชอบในการกำหนดเกณฑ์การประเมินผลงานของพนักงาน รวมถึงการจัดทำแบบฟอร์มการประเมินและการรายงานผลการประเมินผลงานให้กับฝ่ายบริหาร
- ผู้จัดการความสัมพันธ์กับพนักงาน (Employee Relations): ดูแลและจัดการปัญหาความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานและองค์กร รวมถึงการจัดการข้อพิพาทต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นในที่ทำงาน
หมายเหตุ
- ทีมงานสรรหาบุคลากร: รับผิดชอบในการสรรหาและคัดเลือกบุคคลให้เหมาะสมกับตำแหน่งงาน
- ทีมฝึกอบรมและพัฒนา: ดูแลการฝึกอบรมพนักงานในด้านทักษะการทำงาน เช่น การฝึกอบรมด้านทักษะเทคนิค การพัฒนาทักษะการบริหาร
- ทีมประเมินผลการทำงาน: ทำหน้าที่ในการวัดและประเมินผลการทำงานของพนักงาน
- ทีมบริหารความสัมพันธ์: ดูแลการสร้างและรักษาความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างพนักงานและองค์กร เช่น การจัดกิจกรรมต่าง ๆ เพื่อส่งเสริมการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
ประโยชน์ของแผนผังองค์กรฝ่ายบุคคลที่มีประสิทธิภาพ
- เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: ช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างมีระบบและมีประสิทธิภาพ
- ลดความสับสน: ช่วยให้พนักงานเข้าใจบทบาทและหน้าที่ของตนเองอย่างชัดเจน
- ปรับปรุงกระบวนการทำงาน: ช่วยให้สามารถระบุจุดบกพร่องและปรับปรุงกระบวนการทำงานได้
- เพิ่มขวัญและกำลังใจให้พนักงาน: เมื่อพนักงานมีความเข้าใจในบทบาทและหน้าที่ของตนเอง จะส่งผลให้พนักงานมีความมั่นใจและมีขวัญกำลังใจในการทำงานมากขึ้น
สรุปแล้ว แผนผังองค์กรฝ่ายบุคคล ที่มีประสิทธิภาพต้องมีลำดับชั้นที่ชัดเจน การแบ่งหน้าที่อย่างเหมาะสม และการสนับสนุนการทำงานที่มีการประสานกันระหว่างฝ่ายต่าง ๆ เพื่อบรรลุเป้าหมายขององค์กรในการจัดการทรัพยากรมนุษย์อย่างมีประสิทธิภาพ
บทความเพิ่มเติมเกี่ยวกับงาน HR
บทความเพิ่มเติมเกี่ยวกับคำศัพท์ทาง HR