การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้ผู้จัดการทรัพยากรบุคคล (HR) สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลในทุก ๆ ด้านของการบริหารงานบุคคล ทั้งการสรรหาพนักงาน การฝึกอบรม การพัฒนาทักษะ และการดูแลสวัสดิการต่าง ๆ การจัดการเวลาอย่างดีไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเท่านั้น แต่ยังช่วยลดความเครียดและเพิ่มคุณภาพชีวิตการทำงานให้กับตัว HR เองและพนักงานในองค์กรด้วย
เคล็ดลับการจัดการเวลาสำหรับ HR เพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
1. กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน (Set Clear Goals)การกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน (Setting Clear Goals) เป็นขั้นตอนที่สำคัญในการทำงานทุกประเภท รวมถึงการจัดการทรัพยากรบุคคล (HR) เพราะเป้าหมายที่ชัดเจนจะช่วยให้ผู้จัดการทรัพยากรบุคคลและทีมงานมีทิศทางที่แน่นอน และสามารถติดตามผลการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เป้าหมายที่ชัดเจนยังช่วยเพิ่มแรงจูงใจในการทำงาน และทำให้การตัดสินใจในแต่ละขั้นตอนมีความรัดกุมและมุ่งเน้นผลสำเร็จที่ต้องการ
ทำไมการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนจึงสำคัญ?
- ช่วยให้มีทิศทางในการทำงาน
- เมื่อกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและสามารถวัดผลได้ พนักงานและทีม HR จะมีทิศทางในการทำงานที่ชัดเจน ทำให้ไม่เสียเวลาไปกับกิจกรรมที่ไม่สำคัญหรือไม่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายหลัก
- สร้างความมุ่งมั่นและแรงจูงใจ
- เป้าหมายที่ชัดเจนช่วยให้พนักงานและทีมงานรู้ว่าอะไรคือความสำคัญสูงสุด ซึ่งช่วยกระตุ้นให้พวกเขาทำงานหนักและมุ่งมั่นไปในทิศทางเดียวกัน
- ช่วยประเมินผลได้ง่ายขึ้น
- เมื่อมีเป้าหมายที่ชัดเจน จะช่วยให้การประเมินผลการทำงานหรือความสำเร็จของงานนั้นทำได้ง่ายขึ้น และสามารถปรับแผนได้หากจำเป็น
- เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
- เมื่อทุกคนในทีมเข้าใจและทำงานตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ จะสามารถทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะไม่ต้องเสียเวลาในการสับสนหรือไม่รู้ว่าควรทำอะไร
กระบวนการในการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน
1. ทำความเข้าใจวิสัยทัศน์และพันธกิจขององค์กร
การกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนต้องเริ่มจากการเข้าใจวิสัยทัศน์ (Vision) และพันธกิจ (Mission) ขององค์กร เพราะเป้าหมายที่ตั้งขึ้นจะต้องสอดคล้องกับทิศทางขององค์กร เพื่อให้การทำงานของทีม HR และพนักงานอื่น ๆ สามารถผลักดันองค์กรไปข้างหน้าในทิศทางเดียวกัน
- ตัวอย่าง: ถ้าองค์กรมีวิสัยทัศน์ในการเป็นผู้นำด้านเทคโนโลยี เป้าหมายของทีม HR อาจจะเป็นการสรรหาบุคลากรที่มีทักษะด้านดิจิทัลหรือการพัฒนาทักษะดิจิทัลให้กับพนักงานในองค์กร
2. ใช้หลักการ SMART ในการตั้งเป้าหมาย
การใช้หลักการ SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) เป็นวิธีการที่ช่วยให้เป้าหมายมีความชัดเจนและสามารถทำได้จริง
- Specific (เฉพาะเจาะจง): เป้าหมายต้องชัดเจนและเจาะจง ไม่คลุมเครือ เช่น “เพิ่มจำนวนผู้สมัครงานที่มีคุณภาพในแต่ละเดือน”
- Measurable (วัดผลได้): ต้องสามารถวัดความสำเร็จได้ เช่น “เพิ่มจำนวนผู้สมัครที่ผ่านการสัมภาษณ์จาก 20% เป็น 40%”
- Achievable (สามารถทำได้): ต้องเป็นเป้าหมายที่สามารถทำได้จริง ไม่เกินความสามารถ เช่น “เพิ่มการฝึกอบรมทักษะด้านการสื่อสารของพนักงาน”
- Relevant (เกี่ยวข้องและสำคัญ): เป้าหมายต้องสอดคล้องกับความต้องการขององค์กร เช่น “การพัฒนาทักษะความเป็นผู้นำในทีม HR”
- Time-bound (มีระยะเวลา): ต้องมีกรอบเวลาในการบรรลุเป้าหมาย เช่น “ต้องทำให้สำเร็จภายใน 3 เดือน”
ตัวอย่าง SMART Goal:
“เพิ่มจำนวนผู้สมัครงานที่มีคุณสมบัติตรงตามตำแหน่งในแต่ละเดือนจาก 50 คนเป็น 75 คนภายใน 6 เดือน”
3. การจัดลำดับความสำคัญของเป้าหมาย
หากมีหลายเป้าหมายที่ต้องการทำ การจัดลำดับความสำคัญของเป้าหมายจะช่วยให้สามารถโฟกัสไปที่สิ่งที่สำคัญที่สุดได้ก่อน เช่น การพัฒนานโยบายสวัสดิการใหม่อาจจะมีความสำคัญมากกว่าการจัดฝึกอบรมบางประเภทในช่วงเวลานั้น
- เคล็ดลับ: ใช้หลักการ Eisenhower Matrix (สำคัญและเร่งด่วน, สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน, ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน, ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน) เพื่อจัดลำดับความสำคัญของเป้าหมายและกิจกรรมต่าง ๆ
4. การสื่อสารเป้าหมายให้ชัดเจน
หลังจากกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนแล้ว การสื่อสารเป้าหมายให้กับทีมงานและพนักงานทุกคนในองค์กรเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อให้ทุกคนเข้าใจและมุ่งไปในทิศทางเดียวกัน
- เคล็ดลับ: ใช้การประชุมทีม หรือช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสมในการประกาศเป้าหมาย พร้อมทั้งอธิบายถึงความสำคัญและวิธีการที่จะบรรลุเป้าหมาย
5. การติดตามและประเมินผล
การติดตามความคืบหน้าในการทำงานและประเมินผลเป็นส่วนสำคัญที่จะช่วยให้การทำงานไปในทิศทางที่ถูกต้อง หากพบว่ามีอุปสรรคหรือเป้าหมายไม่สามารถทำได้ตามแผน จะสามารถปรับเปลี่ยนหรือปรับกลยุทธ์ให้เหมาะสมได้ทันเวลา
- เคล็ดลับ: กำหนดการทบทวนผลการดำเนินงานในช่วงเวลา เช่น รายสัปดาห์หรือรายเดือน เพื่อประเมินความคืบหน้าและทำการปรับแผนหากจำเป็น
6. การปรับเปลี่ยนเป้าหมายเมื่อจำเป็น
บางครั้งสถานการณ์อาจเปลี่ยนแปลงไปจากเดิม เช่น ปัญหาทางเศรษฐกิจหรือสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด การยืดหยุ่นและปรับเปลี่ยนเป้าหมายให้สอดคล้องกับสถานการณ์ใหม่จะช่วยให้ทีมงานยังสามารถบรรลุผลสำเร็จได้
เคล็ดลับ: หากเป้าหมายเดิมไม่สามารถทำได้หรือไม่เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบัน ควรทำการปรับเปลี่ยนทันทีและแจ้งให้ทีมทราบ
2. ใช้เทคโนโลยีในการช่วยจัดการงาน (Leverage Technology and Tools)
HR สามารถใช้เทคโนโลยีต่าง ๆ เพื่อช่วยจัดการงานที่มีความซับซ้อนได้มากขึ้น เช่น ซอฟต์แวร์การสรรหาพนักงาน ระบบบริหารจัดการประวัติพนักงาน ระบบการจัดการเวลา และเครื่องมือสำหรับการติดตามผลการฝึกอบรม เทคโนโลยีเหล่านี้จะช่วยให้การทำงานมีความแม่นยำและรวดเร็วขึ้น
- เคล็ดลับ: เลือกเครื่องมือที่เหมาะสมกับความต้องการ เช่น ระบบ HRMS (Human Resource Management System) สำหรับการจัดการข้อมูลพนักงาน หรือซอฟต์แวร์ ATS (Applicant Tracking System) สำหรับการสรรหาพนักงาน
3. จัดลำดับความสำคัญของงาน (Prioritize Tasks)
การจัดลำดับความสำคัญเป็นสิ่งสำคัญในการบริหารจัดการเวลา เพราะงานของ HR มักมีหลายลำดับความสำคัญที่ต้องทำในเวลาเดียวกัน เช่น การสรรหาพนักงาน การจัดการเรื่องเงินเดือน และการให้คำปรึกษาด้านสวัสดิการ การรู้ว่าอะไรที่สำคัญและเร่งด่วนที่สุดจะช่วยให้ HR สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- เคล็ดลับ: ใช้เทคนิค Eisenhower Matrix ในการจัดลำดับงาน โดยแบ่งงานออกเป็น 4 หมวดหมู่:
- สำคัญและเร่งด่วน: ทำก่อน
- สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน: วางแผนทำ
- ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน: มอบหมายให้คนอื่นทำ
- ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน: ละเลยหรือเลื่อนออกไป
4. แบ่งงานเป็นช่วงเวลา (Time Blocking)
การใช้เทคนิค Time Blocking จะช่วยให้ HR สามารถแบ่งเวลาสำหรับการทำงานแต่ละประเภทได้อย่างชัดเจน เช่น การประชุม การสัมภาษณ์พนักงาน หรือการดำเนินการเกี่ยวกับการฝึกอบรม แทนที่จะปล่อยให้การทำงานทุกอย่างเป็นไปตามความสะดวกหรือความเร่งด่วน การมีช่วงเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าจะช่วยให้คุณทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
- เคล็ดลับ: จัดเวลาในแต่ละวันให้ชัดเจน เช่น 9:00-10:00 AM สัมภาษณ์ผู้สมัครงาน, 10:00-12:00 PM ทำงานเกี่ยวกับการเงินเดือน, 1:00-3:00 PM ประชุมกับทีม HR เป็นต้น
5. มอบหมายงานให้กับทีม (Delegate Tasks)
การมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพเป็นอีกหนึ่งเคล็ดลับสำคัญที่ช่วยให้ HR สามารถจัดการเวลาของตัวเองได้ดีขึ้น HR อาจจะไม่สามารถทำทุกอย่างได้ด้วยตัวเอง ดังนั้น การมอบหมายงานให้กับทีมงานที่มีความสามารถในด้านต่าง ๆ จะช่วยให้การทำงานมีความรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- เคล็ดลับ: เลือกมอบหมายงานตามทักษะและความเชี่ยวชาญของสมาชิกในทีม เช่น ให้พนักงานที่เชี่ยวชาญด้านการสรรหาทำการสัมภาษณ์ หรือให้พนักงานที่มีความรู้ด้านกฎหมายแรงงานดูแลเรื่องข้อกำหนดทางกฎหมาย
6. ปรับปรุงกระบวนการทำงาน (Streamline Processes)
การทำให้กระบวนการทำงาน HR มีความราบรื่นและไม่ซับซ้อน จะช่วยลดเวลาที่สูญเสียไปในแต่ละขั้นตอน เช่น การปรับปรุงกระบวนการสรรหาผ่านการใช้ระบบ ATS หรือการพัฒนาระบบการฝึกอบรมออนไลน์ ซึ่งช่วยให้ HR ประหยัดเวลาในการจัดการเรื่องต่าง ๆ ได้มากขึ้น
- เคล็ดลับ: วิเคราะห์กระบวนการทำงานปัจจุบันและหาจุดที่สามารถปรับปรุงได้ เช่น ลดขั้นตอนที่ซ้ำซ้อน หรือใช้ระบบอัตโนมัติในการจัดการเอกสาร
7. กำหนดเวลาพัก (Schedule Breaks)
แม้ว่าการทำงานให้มีประสิทธิภาพจะเป็นสิ่งสำคัญ แต่การพักผ่อนก็มีบทบาทสำคัญไม่แพ้กัน การจัดเวลาให้มีการพักสั้น ๆ ระหว่างวันจะช่วยให้คุณสามารถกลับมาทำงานได้อย่างเต็มที่และมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- เคล็ดลับ: ใช้เทคนิค Pomodoro ที่ช่วยให้คุณทำงานเป็นช่วง ๆ เช่น ทำงาน 25 นาที แล้วพัก 5 นาที เพื่อเพิ่มความมีสมาธิและลดความเครียด
8. จัดการกับความเครียด (Manage Stress Effectively)
การทำงานในบทบาทของ HR มักจะต้องจัดการกับปัญหาหลายอย่างที่เกิดขึ้นพร้อมกัน เช่น การจัดการกับข้อร้องเรียนจากพนักงาน หรือการพัฒนานโยบายที่ซับซ้อน การรู้วิธีการจัดการความเครียดอย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้ HR สามารถทำงานได้ดีขึ้น
- เคล็ดลับ: ฝึกการทำสมาธิหรือเทคนิคการหายใจลึก ๆ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถควบคุมความเครียดได้ดีขึ้น
9. ทบทวนและปรับแผนการทำงาน (Review and Adjust Your Plan)
การทบทวนแผนการทำงานเป็นระยะ ๆ จะช่วยให้คุณรู้ว่าคุณสามารถปรับปรุงส่วนใดในกระบวนการทำงานได้บ้าง รวมถึงการปรับเปลี่ยนแผนให้เหมาะสมกับสถานการณ์ที่เกิดขึ้น
- เคล็ดลับ: ตั้งเวลาทบทวนแผนงานทุกสัปดาห์หรือทุกเดือน เพื่อประเมินผลและหาทางปรับปรุง
สรุป
การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพสำหรับ HR เป็นสิ่งที่สำคัญเพื่อให้สามารถทำงานได้มากขึ้นในเวลาที่จำกัด โดยการตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน ใช้เทคโนโลยีในการช่วยจัดการงาน จัดลำดับความสำคัญของงาน มอบหมายงานให้ทีม และปรับกระบวนการทำงานให้ราบรื่น จะช่วยให้ HR สามารถจัดการงานที่มีความซับซ้อนได้ดีขึ้นและส่งผลต่อประสิทธิภาพโดยรวมขององค์กร นอกจากนี้ การพักผ่อนและการจัดการกับความเครียดก็เป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้ HR สามารถทำงานได้อย่างมีสมาธิและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
