ในยุคที่เทคโนโลยีดิจิทัลกำลังก้าวหน้าอย่างรวดเร็ว การปฏิบัติงานของ HR ก็ต้องปรับตัวตามเพื่อให้ทันกับยุคสมัย หนึ่งในความท้าทายหลักที่ต้องเผชิญคือการคุ้มครองและจัดการข้อมูลส่วนบุคคลของผู้สมัครงาน ซึ่งเพิ่งจะเป็นประเด็นร้อนแรงจากการบังคับใช้พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) ในประเทศไทย การที่องค์กรจะสามารถปฏิบัติตามกฎหมายนั้นจำเป็นต้องมีความเข้าใจใน PDPA HR และวิธีการคุ้มครองข้อมูลผู้สมัครงานอย่างถูกต้อง
ภาพรวมปัจจุบันกับอนาคตที่ต้องการ
ยุคปัจจุบันการสรรหาและคัดเลือกพนักงานใช้ดิจิทัลและข้อมูลอย่างมหาศาล แต่การใช้ประโยชน์จากข้อมูลดิจิทัลเพื่อลดขั้นตอนที่ซับซ้อนก็ต้องทำให้สอดคล้องกับกฎหมาย PDPA ซึ่งจะเป็นการคุ้มครองไม่ให้ข้อมูลผู้สมัครงานถูกใช้ผิดวัตถุประสงค์หรือถูกละเมิด
ในอนาคต การเติบโตของเทคโนโลยีจะสร้างโอกาสในการพัฒนาระบบ HR ที่สามารถทำงานร่วมกับ AI และ automation ได้อย่างไร้รอยต่อ ซึ่งจะช่วยให้การคุ้มครองข้อมูลมีประสิทธิภาพและเป็นแบบอัตโนมัติ
เจาะลึกวิธีการคุ้มครองข้อมูล
การรวบรวมและจัดเก็บข้อมูลอย่างปลอดภัย
การเก็บรักษาข้อมูลของผู้สมัครงานต้องใช้ระบบที่มีการรักษาความปลอดภัยสูง ควรใช้ cloud-based HR systems ที่มีคุณสมบัติเก็บและปกป้องข้อมูลการให้สิทธิแก่ผู้สมัคร
ผู้สมัครงานมีสิทธิที่จะรู้ว่าจะมีข้อมูลอะไรถูกเก็บไปและใช้ทำอะไร ดังนั้นการให้ข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการและเหตุผลในการเก็บข้อมูลนั้นเป็นสิ่งที่จำเป็นระบบอนุญาตที่เข้าใจง่าย
การขอความยินยอมจากผู้สมัครเพื่อให้สามารถใช้ข้อมูลนั้นควรมีเนื้อหาที่เข้าใจง่ายและมีรายละเอียดเพียงพอการฝึกอบรมและพัฒนาความรู้ของพนักงาน
พนักงาน HR ทุกคนควรถูกฝึกอบรมเรื่อง PDPA อย่างต่อเนื่องเพื่อให้สามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกกฎหมายและมีประสิทธิภาพ
อนาคตของ HR กับ PDPA
ในอีก 3-5 ปีข้างหน้า HR จะต้องเตรียมพร้อมในด้านการพัฒนาเทคโนโลยีใหม่ ๆ ที่จะมาเสริมสร้างการคุ้มครองและการใช้ข้อมูลส่วนบุคคล ผู้บริหาร HR ต้องมีทักษะในการประเมินความเสี่ยงและการสร้างกลยุทธ์ที่ยั่งยืนสำหรับการคุ้มครองข้อมูล
ขั้นตอนที่ควรดำเนินการทันที
- ตรวจสอบการปฏิบัติตาม PDPA: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าองค์กรมีนโยบายและกระบวนการที่เป็นไปตามกฎหมาย
- ลงทุนในเทคโนโลยีคุ้มครองข้อมูล: ใช้ระบบ cloud-based และ AI ในการประมวลผลและจัดเก็บข้อมูล
- พัฒนาทักษะ HR ใหม่: ฝึกอบรมพนักงานให้ตระหนักถึงความสำคัญของการคุ้มครองข้อมูล
- สร้างวัฒนธรรมองค์กรที่มีพื้นฐานการคุ้มครองข้อมูล: สร้างความไว้วางใจระหว่างพนักงานและผู้สมัครด้วยการแสดงให้เห็นถึงความจริงจังในการคุ้มครองข้อมูล
สรุป
โลกของ HR ในยุคดิจิทัลกำลังเปลี่ยนแปลงและการคุ้มครองข้อมูลตาม PDPA ถือเป็นบทบาทสำคัญในการสร้างองค์กรที่มั่นคงและยั่งยืน การดำเนินการที่ถูกต้องและแนวทางการพัฒนาเทคโนโลยีจะสามารถช่วยให้การคุ้มครองข้อมูลผู้สมัครงานมีความปลอดภัยและมีประสิทธิภาพสูงสุด
สนใจใช้ระบบ PDPA for HR ได้ง่ายๆ ลองใช้ EsteeMATE ได้เลย