เมื่อ Excel ไม่พอสำหรับ HR ยุคข้อมูล
ฝ่ายบุคคลในองค์กรส่วนใหญ่ยังคงใช้ Excel เป็นเครื่องมือหลักในการเก็บข้อมูลและทำรายงาน ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลพนักงาน การลา หรือคะแนนประเมินผลงาน แต่เมื่อข้อมูลเพิ่มขึ้นทุกเดือน งานที่เคยจัดการได้ง่ายกลับกลายเป็นภาระ
ตัวอย่างเช่น การสรุปอัตราการลาออก หรือจำนวนชั่วโมงฝึกอบรมของพนักงาน 200 คน ต้องใช้เวลาเป็นวัน และเมื่อผู้บริหารขอข้อมูลอัปเดตเพิ่มเติม HR ต้องกลับไปเปิดไฟล์ แก้สูตร และรวมข้อมูลใหม่ทุกครั้ง
นี่คือจุดที่ “HR Dashboard” เข้ามาแทนที่ — เพราะมันทำให้ข้อมูลทั้งหมดแสดงผลแบบเรียลไทม์ มองเห็นภาพรวมในคลิกเดียว
HR Dashboard คืออะไร
HR Dashboard คือระบบที่รวบรวมและแสดงผลข้อมูลบุคลากรในรูปแบบภาพ (Data Visualization) เช่น กราฟ แผนภูมิ และตัวเลข KPI เพื่อให้ฝ่ายบุคคลและผู้บริหารสามารถติดตาม สรุป และวิเคราะห์สถานะของพนักงานได้อย่างรวดเร็ว
พูดง่ายๆ คือ “มันคือหน้าจอที่รวมข้อมูล HR ทุกอย่างไว้ในที่เดียว” เช่น
- จำนวนพนักงานในแต่ละแผนก
- อัตราการลาออก (Turnover Rate)
- ระดับความผูกพันของพนักงาน (Engagement)
- คะแนนการประเมินผลงาน
- สถานะการฝึกอบรมและพัฒนา
ทำไม HR ควรเลิกใช้ Excel แล้วหันมาใช้ Dashboard
| ปัญหาใน Excel | สิ่งที่ Dashboard แก้ได้ |
|---|---|
| ต้องรวมข้อมูลจากหลายไฟล์ | ข้อมูลรวมอัตโนมัติจากระบบเดียว |
| ต้องอัปเดตสูตรทุกครั้ง | Dashboard ดึงข้อมูลแบบเรียลไทม์ |
| ไม่เห็นภาพรวมทันที | Dashboard แสดงภาพและกราฟชัดเจน |
| ใช้เวลาทำรายงานนาน | สร้างรายงานอัตโนมัติในไม่กี่วินาที |
| ขาดความแม่นยำ | Dashboard ดึงข้อมูลตรงจากแหล่งจริง ไม่มีคีย์ผิด |
ฝ่ายบุคคลไม่จำเป็นต้องเสียเวลาทำ Pivot Table หรือคำนวณสูตรอีกต่อไป แต่สามารถใช้เวลาไปกับการวิเคราะห์และวางแผนกลยุทธ์แทน
ข้อมูลสำคัญที่ควรอยู่ใน HR Dashboard
- ข้อมูลโครงสร้างองค์กร (Organization Data)
จำนวนพนักงานตามแผนก ระดับตำแหน่ง อายุงาน และเพศ - ข้อมูลการสรรหา (Recruitment Metrics)
- จำนวนตำแหน่งที่เปิดรับ
- จำนวนผู้สมัคร / ผ่านการคัดเลือก
- ระยะเวลาเฉลี่ยในการสรรหา (Time to Hire)
- ข้อมูลผลการทำงาน (Performance Metrics)
- KPI เฉลี่ยของแต่ละฝ่าย
- อัตราการบรรลุเป้าหมาย
- ผลการประเมินรอบล่าสุด
- ข้อมูลการพัฒนา (Training & Learning)
- จำนวนชั่วโมงอบรมต่อคน
- อัตราการผ่านการอบรม
- ข้อมูลการคงอยู่ (Retention & Engagement)
- Turnover Rate
- Engagement Score
- ผลสำรวจความพึงพอใจ
ตัวอย่าง KPI ที่ควรแสดงใน HR Dashboard
| หมวด KPI | ตัวอย่างตัวชี้วัด | เป้าหมายที่ดี |
|---|---|---|
| Recruitment | Time to Hire, Offer Acceptance Rate | ลดเวลาเฉลี่ยในการสรรหาเหลือ ≤ 30 วัน |
| Performance | Average KPI Score, High Performer Ratio | 80% ของพนักงานบรรลุเป้าหมาย |
| Learning | Training Hours per Employee | ≥ 20 ชั่วโมงต่อปี |
| Engagement | Engagement Score, Survey Response Rate | ≥ 80 คะแนน |
| Retention | Turnover Rate | ≤ 10% ต่อปี |
อัปเกรดการบริหาร HR ของคุณด้วย EsteeMATE Dashboard – รวมข้อมูลทุกมิติไว้ในที่เดียว เห็นภาพรวมคนทั้งองค์กรแบบเรียลไทม์
ขั้นตอนเริ่มต้นสร้าง HR Dashboard ในองค์กร
ขั้นตอนที่ 1: กำหนดเป้าหมายของ Dashboard
ถามตัวเองก่อนว่า “อยากเห็นอะไร” เช่น วัดผลพนักงาน ติดตามโครงการ หรือวิเคราะห์สาเหตุการลาออก
ขั้นตอนที่ 2: รวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆ
เช่น Excel เดิม, ระบบ Payroll, Attendance หรือ App ประเมินผล
ขั้นตอนที่ 3: เลือกเครื่องมือสร้าง Dashboard
- สำหรับองค์กรขนาดเล็ก: Google Data Studio, Excel Pivot Dashboard
- สำหรับองค์กรขนาดกลาง–ใหญ่: Power BI, Tableau หรือ EsteeMATE HR Dashboard
ขั้นตอนที่ 4: ออกแบบการแสดงผลให้อ่านง่าย
ใช้กราฟแทนตาราง ใช้สีบอกสถานะ เช่น เขียว = ดี, เหลือง = ต้องระวัง, แดง = ปัญหา
ขั้นตอนที่ 5: ติดตามและอัปเดตเป็นประจำ
Dashboard จะมีค่าเฉพาะเมื่อมีการอัปเดตข้อมูลต่อเนื่อง
Dashboard คือเครื่องมือเชื่อมคนกับกลยุทธ์องค์กร
HR Dashboard ไม่ได้มีไว้เพื่อโชว์กราฟสวย แต่คือเครื่องมือที่ช่วยให้ HR “พูดด้วยข้อมูล” (Data-Driven HR)
เมื่อฝ่ายบุคคลสามารถแสดงผลได้ชัดเจน เช่น
- พนักงานฝ่ายไหนมีศักยภาพสูง
- ปัญหาการลาออกอยู่ตรงไหน
- โครงการใดให้ผลลัพธ์ดีที่สุด
ผู้บริหารจะสามารถตัดสินใจด้วยข้อมูลจริง และ HR จะกลายเป็น “พันธมิตรเชิงกลยุทธ์” ขององค์กรอย่างแท้จริง