ปัญหาที่เกิดขึ้นทุกปี: Action Plan สวย แต่ไม่มีใครทำเสร็จ เพราะไม่มี Checkpoint Meeting
HR ส่วนใหญ่ทำ Action Plan ดีมากตอนต้นปี แต่พอผ่านไป 2–3 เดือน งานเริ่มค้าง สถานะไม่อัปเดต และสุดท้ายต้องรีบทำแบบลวกๆ ก่อนสรุปผลปลายปี
สาเหตุไม่ได้ลึกลับอะไร ส่วนใหญ่เป็นเรื่องเดิมๆ เช่น:
– Excel หลายไฟล์จนหาไม่เจอ
– ไม่มีระบบแจ้งเตือน
– Owner ลืมอัปเดต
– HR ต้องตามงานด้วยการส่งไลน์
– ผู้บริหารถามสถานะ แต่ไม่มีข้อมูลให้ดู
ผลลัพธ์:
Action Plan อยู่ในไฟล์ Excel ไม่ได้อยู่ในชีวิตจริงขององค์กร
Checkpoint Meeting คือเครื่องมือที่ทำให้งานจาก “กระดาษ” กลายเป็น “งานที่เดินหน้าได้จริง”
ใช้เวลาเดือนละ 30 นาที แต่ช่วยลดเวลาไล่ตามงาน HR ลงมหาศาล
มันคือ การประชุมสั้นๆ รายเดือน ที่ HR ใช้ติดตามความคืบหน้าของ Action Plan และ KPI โดยมีเป้าหมายชัดเจนว่า:
- อะไรเสร็จ
- อะไรล่าช้า
- อะไรเสี่ยงไม่สำเร็จ
- Owner ต้องทำอะไรต่อ
ไม่ใช่ประชุมสรุปสวยๆ แต่เป็นประชุมที่ช่วย “ดันงาน” ให้เดินหน้าต่อเนื่องแบบไม่ตกหล่น
Core Idea
– ประชุมเร็ว
– ชัดเจน
– ตรงประเด็น
– ตัดงานที่ไม่จำเป็น
– เปลี่ยนจาก Excel → Dashboard ที่ดูได้ทันที
สาเหตุหลัก 5 ข้อ:
1) ลดงานตามงานแบบ “ไลน์ตาม” ลง 70%
ถ้า Owner รู้ว่ามีประชุมทุกเดือน เขาจะเตรียมงานเอง เพราะไม่มีใครอยากถูกถามกลางที่ประชุมว่าค้างงานอะไร
2) ลดความเสี่ยง KPI ไม่ครบ
ทุกปีปัญหาคือ KPI ไม่อัปเดต
Checkpoint จะทำให้ KPI อัปเดตเป็นรายเดือน ไม่ใช่รอสิ้นปี
3) ผู้บริหารมีข้อมูลตัดสินใจแบบ Real-time
Dashboard จะบอกทุกอย่าง:
– งานไหนล่าช้า
– งานไหนเสี่ยง
– คนไหนติดขัด
– HR ต้องสนับสนุนตรงไหน
4) สร้างวินัยการทำงานแบบต่อเนื่อง
ไม่ใช่ปล่อยให้สะสมจนระเบิดปลายปี
5) ทำให้ HR ดูโปรขึ้นทันที
เพราะข้อมูลครบ สรุปสั้น และมีหลักฐานตรวจสอบได้ทุกเดือน
องค์ประกอบที่ควรมี
การประชุมแบบมีคุณภาพต้องมี 4 ส่วน
- Dashboard ที่อัปเดตล่าสุด
- Owner ทุกคนต้องอัปเดตก่อนเข้าประชุม
- Framework เดียวกันทุกครั้ง
- บันทึกงานที่ต้องแก้ไขภายในรอบถัดไป
หมายเหตุ: ห้ามเริ่มประชุมถ้า Dashboard ไม่อัปเดต
เพราะเนื้อหาจะไร้ประโยชน์ทันที
ถ้ามีแล้วจะช่วยให้
– Action Plan เดินหน้า
– KPI อัปเดตรายเดือน
– Owner มีความรับผิดชอบ
– ปัญหาถูกแก้ก่อนจะลุกลาม
– HR ลดงาน Excel ลง 70%
– ผู้บริหารได้ข้อมูลแม่นยำขึ้น
องค์กรที่ทำเดือนละครั้งสม่ำเสมอ มักประหยัดเวลาตามงาน HR ได้
ใช้ Checkpoint Meeting อย่างเดียว ยังไม่พอ ต้องมีระบบรองรับ
องค์กรที่ทำ Checkpoint Meeting แล้วสำเร็จมักจะใช้เครื่องมือ
– KPI Dashboard
– Action Plan Dashboard
– ระบบแจ้งเตือน Due Date
– ระบบติดตามงาน ราย Owner
เพราะระบบช่วยลดงานตามงาน HR แบบมหาศาล ถ้าไม่มีระบบ งานจะกลับไปหนักเหมือนเดิม
ลองใช้ EsteeMATE แล้วคุณจะรู้ว่าการติดตามงาน HR แบบอัตโนมัติเป็นอย่างไร
ระบบจะสรุปสถานะให้ครบ ทั้ง Owner, Deadline, KPI, และปัญหาที่ต้องแก้ในเดือนนี้
