โครงสร้างงาน HR สมัยใหม่ การปรับตัวในยุคดิจิทัล

การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลส่งผลกระทบต่อทุกภาคส่วนของธุรกิจ รวมถึงการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล (HR) โครงสร้างงาน HR สมัยใหม่ การปรับตัวในยุคดิจิทัล ที่ต้องปรับตัวเพื่อตอบสนองต่อความเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ การใช้เทคโนโลยีในการจัดการงาน HR ไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเท่านั้น แต่ยังสามารถทำให้กระบวนการต่างๆ ในการบริหารจัดการพนักงานเกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็วและมีข้อมูลรองรับการตัดสินใจที่มีความแม่นยำ

การเปลี่ยนแปลงของโครงสร้างงาน HR การปรับตัวในยุคดิจิทัล

• จากงานปฏิบัติการสู่งานเชิงกลยุทธ์: HR ในอดีตมักเน้นงานปฏิบัติการ เช่น การจ่ายเงินเดือน การจัดทำเอกสาร แต่ในปัจจุบัน HR มีบทบาทสำคัญในการวางแผนกลยุทธ์ด้านบุคลากร เพื่อให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร
• เน้นการใช้ข้อมูล: HR ยุคใหม่ใช้ข้อมูลในการตัดสินใจ เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน ประสิทธิภาพการทำงาน และความพึงพอใจของพนักงาน เพื่อนำมาวิเคราะห์และพัฒนาองค์กร
• มุ่งเน้นพนักงานเป็นศูนย์กลาง: HR ให้ความสำคัญกับการสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับพนักงาน เพื่อเพิ่มความผูกพันและลดการลาออก
• ใช้เทคโนโลยี: HR นำเทคโนโลยีต่างๆ มาใช้ในการทำงาน เช่น HRIS, AI, และ Automation เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและความสะดวกสบาย

1. การเปลี่ยนแปลงโครงสร้าง HR ในยุคดิจิทัล

การปรับโครงสร้างงาน HR ในยุคดิจิทัลมักจะมุ่งเน้นไปที่การใช้เทคโนโลยีเพื่อสนับสนุนและเพิ่มประสิทธิภาพในทุกกระบวนการ โดยการใช้ซอฟต์แวร์และเครื่องมือที่ช่วยในการรวบรวมข้อมูล ประมวลผล และจัดการงาน HR ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น องค์กรบางแห่งอาจมีการปรับโครงสร้างเพื่อให้มีทีมงานที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน เช่น HR Analytics, Talent Acquisition, Learning & Development และ Employee Engagement โดยเฉพาะ

ตัวอย่างการปรับโครงสร้างใน HR:

• การมีทีม HR Analytics: ในการพัฒนาและวิเคราะห์ข้อมูลจากระบบ HRIS หรือ HR Analytics ที่ช่วยในการตัดสินใจในด้านต่างๆ เช่น การประเมินผลพนักงาน, การคาดการณ์การลาออก, หรือการเพิ่มประสิทธิภาพของพนักงาน
• การมีทีม Talent Acquisition: ทีมงานที่ใช้เทคโนโลยีเพื่อสนับสนุนกระบวนการสรรหาพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การใช้เครื่องมือ ATS (Applicant Tracking System) เพื่อจัดการกับข้อมูลผู้สมัครและวิเคราะห์ข้อมูลพนักงานเพื่อให้ได้คนที่เหมาะสม
• การมีทีม Learning & Development: ทีมที่รับผิดชอบในการพัฒนาและฝึกอบรมพนักงาน โดยใช้เทคโนโลยีในการสร้างคอร์สออนไลน์และติดตามการเรียนรู้ของพนักงาน
• การมีทีม Employee Engagement: ใช้เครื่องมือดิจิทัลในการสำรวจความคิดเห็นพนักงานหรือจัดกิจกรรมที่ช่วยเพิ่มความผูกพันของพนักงาน

2. การใช้เทคโนโลยีในการสนับสนุนกระบวนการ HR

2.1 การสรรหาพนักงาน (Recruitment)

การใช้เครื่องมือดิจิทัลในการสรรหาพนักงานช่วยให้กระบวนการนี้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น การใช้ Applicant Tracking System (ATS) ในการคัดกรองและจัดการใบสมัคร หรือการใช้ AI เพื่อช่วยในการสรรหาผู้สมัครที่มีทักษะเหมาะสมกับตำแหน่งงานที่เปิดรับ

ตัวอย่าง:

• LinkedIn และ Jobvite ใช้เทคโนโลยี AI ในการแนะนำผู้สมัครที่มีศักยภาพจากฐานข้อมูลขนาดใหญ่ รวมถึงการใช้เครื่องมือการสัมภาษณ์ออนไลน์ เช่น HireVue ที่ใช้วิดีโอสัมภาษณ์และ AI ในการประเมินทักษะและพฤติกรรมของผู้สมัคร

2.2 การบริหารเงินเดือนและสวัสดิการ (Payroll and Benefits)

ระบบการจ่ายเงินเดือนและการจัดการสวัสดิการสามารถทำได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำมากขึ้นโดยใช้ระบบ HRIS หรือ Payroll Software ที่เชื่อมโยงกับข้อมูลการทำงานของพนักงานในระบบออนไลน์

ตัวอย่าง:

• การใช้ Gusto หรือ Workday ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ที่สามารถคำนวณเงินเดือน อัตราการหักภาษี และจัดการสวัสดิการต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

2.3 การประเมินผลการทำงาน (Performance Management)

ในยุคดิจิทัล HR สามารถใช้ระบบ Performance Management Software เช่น 15Five, Lattice, หรือ Kudos ในการติดตามและประเมินผลการทำงานของพนักงาน โดยการตั้งเป้าหมาย (OKR), การประเมินการทำงานแบบต่อเนื่อง (Continuous Feedback) และการให้คะแนนผลการทำงานแบบ 360 องศา

ตัวอย่าง:

• ระบบการประเมินผลที่เชื่อมโยงการตั้งเป้าหมายของพนักงานกับกลยุทธ์ขององค์กร เช่น การใช้ OKRs (Objectives and Key Results) เพื่อกำหนดผลลัพธ์ที่ชัดเจนและช่วยให้พนักงานรู้ว่าตนเองจะต้องทำอะไรให้สำเร็จในระยะเวลาที่กำหนด

2.4 การพัฒนาและฝึกอบรมพนักงาน (Learning and Development)

การใช้เทคโนโลยีในการจัดการการฝึกอบรมได้กลายเป็นส่วนสำคัญในยุคดิจิทัล เช่น การใช้ Learning Management Systems (LMS) เพื่อสร้างคอร์สฝึกอบรมออนไลน์ หรือการใช้ e-Learning Platforms เช่น Udemy หรือ Coursera ในการพัฒนาทักษะใหม่ๆ ให้กับพนักงาน

ตัวอย่าง:

• องค์กรสามารถใช้ Moodle หรือ TalentLMS ในการสร้างคอร์สฝึกอบรมออนไลน์สำหรับพนักงาน และให้พนักงานสามารถเรียนรู้ได้ทุกที่ทุกเวลา โดยสามารถติดตามความคืบหน้าของการเรียนได้แบบเรียลไทม์

2.5 การวิเคราะห์ข้อมูลและการตัดสินใจ (HR Analytics)

HR Analytics หรือการวิเคราะห์ข้อมูลทรัพยากรบุคคลเป็นส่วนสำคัญในการตัดสินใจในยุคดิจิทัล โดย HR สามารถใช้ข้อมูลที่รวบรวมจากระบบต่างๆ เช่น HRIS, ATS, และ Employee Engagement Platforms ในการวิเคราะห์พฤติกรรมของพนักงาน หรือวิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงาน

ตัวอย่าง:

• การใช้ People Analytics เพื่อคาดการณ์ว่าใครในทีมมีโอกาสจะลาออกจากองค์กร โดยการวิเคราะห์จากข้อมูลเกี่ยวกับการประเมินผลการทำงาน, ระดับความพึงพอใจของพนักงาน, และข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

3. การปรับตัวของ HR ในยุคดิจิทัล

การปรับตัวของ HR ในยุคดิจิทัลไม่เพียงแต่เกี่ยวข้องกับการใช้เทคโนโลยีในการทำงาน แต่ยังเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงวิธีคิดและกระบวนการทางธุรกิจเพื่อให้ทันกับการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยี ดังนั้น HR ต้อง:

• การเปลี่ยนแปลงบทบาทและหน้าที่ของ HR: จากการทำงานแบบประสานงานภายในองค์กรไปสู่การเป็นที่ปรึกษาทางธุรกิจ ที่มุ่งเน้นการใช้ข้อมูลในการตัดสินใจ
• การพัฒนาและฝึกอบรมพนักงานในด้านเทคโนโลยี: HR ต้องลงทุนในการพัฒนาทักษะของพนักงานในด้านดิจิทัล เช่น การฝึกอบรมการใช้งานเครื่องมือใหม่ๆ หรือการพัฒนาทักษะที่เหมาะสมกับการทำงานในโลกยุคดิจิทัล
• การใช้เทคโนโลยีในการเพิ่มประสบการณ์ของพนักงาน: การใช้เครื่องมือดิจิทัลเพื่อเพิ่มความพึงพอใจและความผูกพันของพนักงาน เช่น การทำแบบสำรวจความพึงพอใจผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์

4. ตัวอย่างจากองค์กรที่ใช้ HR ในยุคดิจิทัล

• บริษัท A ใช้ Workday ในการจัดการข้อมูล HR ทั้งหมด รวมถึงการประเมินผลการทำงาน การสรรหาพนักงาน การคำนวณเงินเดือน และการพัฒนาองค์กร โดยข้อมูลทั้งหมดสามารถเข้าถึงได้ง่ายและมีการประมวลผลที่รวดเร็ว
• บริษัท B ใช้ SAP SuccessFactors เพื่อจัดการการพัฒนาทักษะพนักงาน โดยมีการใช้ LMS ในการจัดคอร์สฝึกอบรมออนไลน์ และติดตามผลการเรียนรู้ของพนักงานอย่างต่อเนื่อง

สนใจทดลองใช้งานโปรแกรมประเมินออนไลน์ EsteeMATE ติดต่อได้ที่นี่