โครงสร้าง HR แบบครบวงจร เจาะลึกฝ่ายบุคคล
ฝ่ายบุคคลหรือ Human Resources (HR) เจาะลึกโครงสร้างงาน HR แบบครบวงจร มีบทบาทสำคัญในการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลในองค์กร ซึ่งรวมถึงการดึงดูดและรักษาพนักงานที่มีคุณภาพ การพัฒนาทักษะ และการสร้างบรรยากาศการทำงานที่ดีในองค์กร โครงสร้างของฝ่ายบุคคลมักแบ่งออกเป็นหลายๆ ส่วน เพื่อให้ครอบคลุมการทำงานที่หลากหลาย
โครงสร้างงาน เจาะลึกโครงสร้างงาน HR แบบครบวงจร
ฝ่ายบุคคลในองค์กรสมัยใหม่มักแบ่งออกเป็น 6 ส่วนหลักๆ ที่ทำงานร่วมกันอย่างเป็นระบบเพื่อให้การจัดการทรัพยากรบุคคลมีประสิทธิภาพและตอบสนองต่อความต้องการขององค์กรและพนักงานได้ดีที่สุด โครงสร้างงาน HR แบบครบวงจร ซึ่งประกอบด้วย:
1. การสรรหาบุคลากร (Recruitment)
การสรรหาบุคลากรเป็นหนึ่งในหน้าที่หลักของฝ่ายบุคคลที่ช่วยให้บริษัทมีทีมงานที่มีทักษะและความสามารถที่เหมาะสมกับองค์กร โดยการสรรหาจะประกอบไปด้วยกระบวนการต่างๆ เช่น การประกาศรับสมัครงาน การคัดกรองใบสมัคร การสัมภาษณ์ และการเลือกสรรผู้สมัครที่เหมาะสมที่สุด
ฟังก์ชันหลัก:
- ประกาศตำแหน่งงาน: การโพสต์ตำแหน่งงานผ่านเว็บไซต์หรือแพลตฟอร์มต่างๆ เช่น LinkedIn, JobThai
- คัดกรองใบสมัคร: ใช้เครื่องมืออย่าง ATS (Applicant Tracking System) ในการคัดกรองและจัดการใบสมัคร
- สัมภาษณ์และคัดเลือก: การสัมภาษณ์ผู้สมัคร โดยอาจใช้วิธีต่างๆ เช่น การสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์ การสัมภาษณ์ด้วยวิดีโอ หรือการสัมภาษณ์แบบตัวต่อตัว
ตัวอย่าง:
- บริษัท A ใช้ระบบ AI ในการคัดกรองใบสมัครงาน ซึ่งช่วยให้การคัดเลือกผู้สมัครมีความแม่นยำและเร็วขึ้น
2. การฝึกอบรมและพัฒนาทักษะ (Learning and Development – L&D)
การฝึกอบรมและพัฒนาทักษะเป็นส่วนสำคัญในการเสริมสร้างความสามารถของพนักงานและพัฒนาศักยภาพขององค์กรในระยะยาว ฝ่ายบุคคลจะรับผิดชอบในการจัดทำโปรแกรมการฝึกอบรมที่เหมาะสมเพื่อให้พนักงานสามารถพัฒนาทักษะใหม่ๆ และเติบโตในสายอาชีพ
ฟังก์ชันหลัก:
- การฝึกอบรมทักษะที่จำเป็น: จัดหลักสูตรเพื่อเพิ่มทักษะที่จำเป็นในอุตสาหกรรมหรือในองค์กร
- การพัฒนาผู้นำ: พัฒนาโปรแกรมการฝึกอบรมสำหรับการสร้างผู้นำในองค์กร
- การใช้เทคโนโลยีการเรียนรู้ (LMS): การใช้ Learning Management System (LMS) ในการติดตามและบริหารจัดการการฝึกอบรมออนไลน์
ตัวอย่าง:
- บริษัท B ใช้ Moodle เพื่อสร้างและติดตามหลักสูตรการเรียนออนไลน์ที่ช่วยให้พนักงานสามารถเรียนรู้ทักษะต่างๆ ได้ตามเวลาที่สะดวก
3. การบริหารผลการทำงาน (Performance Management)
การบริหารผลการทำงานเป็นกระบวนการที่ช่วยให้พนักงานเข้าใจถึงเป้าหมายขององค์กรและสามารถพัฒนาทักษะการทำงานอย่างต่อเนื่อง การประเมินผลการทำงานจะช่วยให้ทราบถึงจุดแข็งและจุดอ่อนของพนักงาน เพื่อพัฒนาและให้รางวัลตามผลการทำงาน
ฟังก์ชันหลัก:
- การตั้งเป้าหมาย: การตั้ง OKR (Objectives and Key Results) หรือ KPI (Key Performance Indicators) เพื่อเป็นเกณฑ์ในการวัดผลการทำงาน
- การประเมินผลการทำงาน: การประเมินผลจากการทำงานของพนักงาน ซึ่งอาจใช้วิธี 360-Degree Feedback หรือการประเมินผลประจำปี
- การให้ข้อเสนอแนะ: การจัดการประชุมระหว่างผู้จัดการและพนักงานเพื่อให้ข้อเสนอแนะในการพัฒนา
ตัวอย่าง:
- บริษัท C ใช้ Lattice เพื่อทำการประเมินผลและติดตามผลการทำงานของพนักงานโดยใช้ Continuous Feedback หรือการให้ข้อเสนอแนะอย่างต่อเนื่อง
4. การบริหารเงินเดือนและสวัสดิการ (Compensation and Benefits)
การบริหารเงินเดือนและสวัสดิการเกี่ยวข้องกับการกำหนดระบบเงินเดือนและสิทธิประโยชน์ต่างๆ ที่พนักงานจะได้รับ ซึ่งรวมถึงเงินเดือน ค่าตอบแทน โบนัส สวัสดิการด้านสุขภาพ และสิทธิ์ในการลาต่างๆ
ฟังก์ชันหลัก:
- การกำหนดโครงสร้างเงินเดือน: การจัดทำแผนเงินเดือนและสวัสดิการเพื่อให้สอดคล้องกับอุตสาหกรรมและตลาดแรงงาน
- การคำนวณเงินเดือน: การใช้ระบบ HRIS หรือ Payroll Software เพื่อคำนวณและจัดการเงินเดือนอย่างถูกต้อง
- การให้สวัสดิการ: การจัดสวัสดิการต่างๆ เช่น ประกันสุขภาพ โบนัส การลาพักร้อน
ตัวอย่าง:
- บริษัท D ใช้ Gusto ในการคำนวณและจัดการเงินเดือน รวมถึงสวัสดิการต่างๆ เพื่อให้พนักงานได้รับสิทธิ์ตามที่กำหนด
5. การพัฒนาและการรักษาความสัมพันธ์กับพนักงาน (Employee Engagement and Relations)
ฝ่ายบุคคลจะมีบทบาทในการสร้างและรักษาความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างพนักงานและองค์กร เพื่อเพิ่มความพึงพอใจและความผูกพันของพนักงาน นอกจากนี้ยังช่วยแก้ไขข้อขัดแย้งหรือปัญหาที่เกิดขึ้นภายในองค์กร
ฟังก์ชันหลัก:
- การสำรวจความพึงพอใจของพนักงาน: การทำ Employee Engagement Surveys เพื่อตรวจสอบระดับความพึงพอใจของพนักงาน
- การจัดกิจกรรมเสริมสร้างความสัมพันธ์: การจัดกิจกรรมที่ช่วยเสริมสร้างความผูกพันของพนักงานในองค์กร
- การจัดการข้อร้องเรียน: การรับฟังและแก้ไขข้อร้องเรียนหรือปัญหาต่างๆ ที่พนักงานอาจเผชิญ
ตัวอย่าง:
- บริษัท E ใช้ SurveyMonkey ในการสำรวจความพึงพอใจของพนักงาน และจัดกิจกรรมภายในบริษัทเพื่อเพิ่มความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างพนักงาน
6. การจัดการข้อมูลและการวิเคราะห์ (HR Analytics and Data Management)
การใช้ข้อมูลในการตัดสินใจเป็นสิ่งสำคัญในยุคดิจิทัล HR Analytics ช่วยให้ฝ่ายบุคคลสามารถทำการตัดสินใจที่มีข้อมูลสนับสนุน โดยการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ เช่น ข้อมูลการจ้างงาน การลาออก การประเมินผลการทำงาน เพื่อใช้ในการวางแผนและการพัฒนา
ฟังก์ชันหลัก:
- การรวบรวมข้อมูล HR: การจัดเก็บข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน เช่น ข้อมูลการจ้างงาน การลาออก หรือผลการประเมิน
- การวิเคราะห์ข้อมูล: การใช้ HR Analytics ในการประเมินและทำนายแนวโน้มต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน
- การสร้างรายงาน: การใช้ข้อมูลที่รวบรวมมาสร้างรายงานที่ช่วยในการตัดสินใจ
ตัวอย่าง:
- บริษัท F ใช้ Tableau ในการสร้างรายงานข้อมูลทรัพยากรบุคคล เพื่อใช้ในการวิเคราะห์และตัดสินใจในเรื่องการสรรหาและพัฒนาพนักงาน
โครงสร้างฝ่ายบุคคลแบบครบวงจรในยุคดิจิทัล
ในยุคดิจิทัล โครงสร้างฝ่ายบุคคลมีการปรับเปลี่ยนไป โดยมีการเพิ่มบทบาทของเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการทำงานมากขึ้น เช่น
- ฝ่ายวิเคราะห์ข้อมูลทรัพยากรบุคคล: ใช้ข้อมูลเพื่อวิเคราะห์ประสิทธิภาพของพนักงาน คาดการณ์ความต้องการบุคลากรในอนาคต และพัฒนากลยุทธ์ด้านทรัพยากรบุคคล
- ฝ่าย Talent Acquisition: เน้นการสรรหาบุคลากรที่มีความสามารถเฉพาะทางและมีความสอดคล้องกับวัฒนธรรมองค์กร
- ฝ่าย Employee Experience: มุ่งเน้นการสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับพนักงานตลอดระยะเวลาที่ทำงานในองค์กร
- ฝ่าย Diversity & Inclusion: ส่งเสริมความหลากหลายและความเท่าเทียมในองค์กร
ปัจจัยที่ส่งผลต่อโครงสร้างฝ่ายบุคคล
- ขนาดขององค์กร: องค์กรขนาดใหญ่จะมีโครงสร้างฝ่ายบุคคลที่ซับซ้อนกว่าองค์กรขนาดเล็ก
- ลักษณะธุรกิจ: องค์กรที่มีธุรกิจที่แตกต่างกันก็จะมีโครงสร้างฝ่ายบุคคลที่แตกต่างกัน
- วัฒนธรรมองค์กร: วัฒนธรรมองค์กรจะส่งผลต่อการออกแบบโครงสร้างฝ่ายบุคคล
- เทคโนโลยี: การนำเทคโนโลยีมาใช้จะช่วยให้โครงสร้างฝ่ายบุคคลมีความยืดหยุ่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
โครงสร้างงาน HR แบบครบวงจรประกอบด้วย 6 ส่วนหลักๆ คือ การสรรหาบุคลากร, การฝึกอบรมและพัฒนาทักษะ, การบริหารผลการทำงาน, การบริหารเงินเดือนและสวัสดิการ, การพัฒนาและรักษาความสัมพันธ์กับพนักงาน, และการจัดการข้อมูลและการวิเคราะห์แต่ละส่วนทำงานร่วมกันเพื่อสร้างประสิทธิภาพและความสมบูรณ์แบบในการบริหารทรัพยากรบุคคลในองค์กร
ประโยชน์ของโครงสร้างงาน HR แบบครบวงจร
โครงสร้างงาน HR แบบครบวงจรช่วยให้องค์กรสามารถบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพและครอบคลุมทุกด้าน ตั้งแต่การสรรหาพนักงานจนถึงการรักษาพนักงานที่มีศักยภาพไว้ในองค์กร โครงสร้างนี้ช่วยเสริมสร้างความแข็งแกร่งให้กับการดำเนินงานขององค์กร และตอบสนองต่อความท้าทายในโลกธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว โดยการใช้ทรัพยากรมนุษย์ในทางที่ดีที่สุด
1. การสรรหาบุคลากรที่มีคุณภาพ
โครงสร้างงาน HR แบบครบวงจรทำให้กระบวนการสรรหาพนักงานมีความเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ โดยการใช้เทคโนโลยีช่วยในการคัดกรองและเลือกสรรผู้สมัครที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานและวัฒนธรรมขององค์กร การใช้ระบบ ATS (Applicant Tracking System) ทำให้สามารถจัดการข้อมูลผู้สมัครได้ง่ายและรวดเร็ว
ประโยชน์:
- ลดเวลาการสรรหา: การคัดเลือกผู้สมัครที่เหมาะสมจะเร็วขึ้นด้วยการใช้เทคโนโลยี เช่น AI หรือระบบการคัดกรองอัตโนมัติ
- หาคนที่มีคุณภาพ: การประเมินคุณสมบัติผู้สมัครอย่างแม่นยำ ทำให้ได้พนักงานที่มีทักษะและคุณสมบัติที่ตรงกับความต้องการขององค์กร
- ลดความผิดพลาดในการสรรหา: ลดโอกาสในการเลือกคนที่ไม่เหมาะสมจากการใช้ระบบที่ช่วยคัดกรองข้อมูลที่เป็นประโยชน์
2. การพัฒนาทักษะพนักงานอย่างต่อเนื่อง
การพัฒนาและการฝึกอบรมพนักงานในโครงสร้าง HR ช่วยให้องค์กรสามารถสร้างแรงงานที่มีทักษะที่สามารถตอบสนองต่อความต้องการในอนาคตได้ การใช้ Learning Management System (LMS) หรือแพลตฟอร์มการเรียนรู้ออนไลน์ ช่วยให้การฝึกอบรมพนักงานมีประสิทธิภาพและยืดหยุ่นมากขึ้น
ประโยชน์:
- พัฒนาทักษะใหม่ๆ ให้กับพนักงาน: พนักงานสามารถเรียนรู้ทักษะใหม่ๆ ที่สำคัญต่อการทำงาน โดยไม่จำเป็นต้องออกจากที่ทำงาน
- เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: เมื่อพนักงานได้รับการฝึกอบรมที่เหมาะสม พวกเขาจะทำงานได้มีประสิทธิภาพและมีทักษะที่ทันสมัย
- รองรับการเปลี่ยนแปลงในองค์กร: องค์กรสามารถพัฒนาบุคลากรให้พร้อมรับมือกับการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการปรับเปลี่ยนเทคโนโลยีหรือกลยุทธ์ใหม่ๆ
3. การประเมินผลการทำงานที่เป็นระบบ
การประเมินผลการทำงานช่วยให้พนักงานเข้าใจถึงความคาดหวังจากองค์กรและสามารถพัฒนาตนเองได้ตามคำแนะนำจากการประเมินผล การใช้ระบบ OKRs (Objectives and Key Results) หรือ KPI (Key Performance Indicators) ในการตั้งเป้าหมายและวัดผลการทำงานช่วยให้มีความชัดเจนในการประเมิน
ประโยชน์:
- การตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน: การใช้ OKRs หรือ KPI ช่วยให้องค์กรสามารถกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและตรงกับกลยุทธ์ขององค์กร
- การติดตามผลได้ง่าย: การใช้เครื่องมือดิจิทัลช่วยให้สามารถติดตามผลการทำงานของพนักงานและทีมงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- การพัฒนาและเติบโตของพนักงาน: พนักงานจะได้รับคำแนะนำในการพัฒนาและปรับปรุงผลงานตลอดเวลา
สนใจทดลองใช้งานโปรแกรมประเมินออนไลน์ EsteeMATE ติดต่อได้ที่นี่
