การสื่อสารผลการประเมินให้กับผู้ถูกประเมิน (Performance Appraisal Communication) คือ กระบวนการที่ผู้ประเมิน (มักจะเป็นผู้จัดการหรือหัวหน้างาน) แจ้งผลการประเมินผลการทำงานของพนักงานหรือผู้ใต้บังคับบัญชาให้ทราบ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้พนักงานได้รับรู้ถึงจุดแข็ง จุดที่ต้องพัฒนา และ ข้อเสนอแนะในการปรับปรุง หรือพัฒนาทักษะต่าง ๆ ที่จำเป็นสำหรับการทำงานในอนาคต
ความหมาย และความสำคัญของการสื่อสารผลการประเมิน Performance Appraisal Communication
การสื่อสารผลการประเมินเป็นการพูดคุยและแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างผู้ประเมินกับพนักงานที่ถูกประเมิน เพื่อ:
- ให้ข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์: พนักงานจะได้รับข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับจุดแข็ง และจุดที่ต้องพัฒนา ซึ่งเป็นข้อมูลที่สามารถนำไปใช้ปรับปรุงการทำงานได้
- สร้างความเข้าใจร่วมกัน: พนักงานจะเข้าใจถึงเหตุผลที่ทำให้พวกเขาได้รับการประเมินในแต่ละด้าน เช่น การทำงาน, ความสามารถในการทำงานร่วมกับทีม, และทักษะต่างๆ
- ส่งเสริมการพัฒนา: การสื่อสารที่ดีช่วยกระตุ้นพนักงานให้เห็นโอกาสในการพัฒนา และปรับปรุงผลการทำงานในอนาคต
- เพิ่มความโปร่งใส: การให้ข้อมูลที่ชัดเจน และโปร่งใสเกี่ยวกับผลการประเมินทำให้พนักงานสามารถรับรู้ถึงวิธีการที่ถูกต้องในการปรับปรุงตนเอง
- ส่งเสริมความสัมพันธ์ที่ดีในองค์กร: การสื่อสารผลการประเมินอย่างเหมาะสมช่วยเสริมสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับพนักงาน ช่วยให้พวกเขารู้สึกว่าได้รับการสนับสนุนและรับฟัง
วิธีการสื่อสารผลการประเมินให้กับผู้ถูกประเมิน
- เตรียมตัวให้พร้อม
- ก่อนการพูดคุยผลการประเมิน ผู้ประเมินควรเตรียมข้อมูลให้พร้อม เช่น คะแนนการประเมิน, ข้อเสนอแนะที่ชัดเจน, และ ตัวอย่างที่เป็นรูปธรรม
- ผู้ประเมินควรเตรียมแผนการพัฒนา (Development Plan) สำหรับพนักงานเพื่อให้พนักงานเห็นทิศทางการพัฒนาในอนาคต
- สร้างบรรยากาศที่เปิดเผย และเป็นมิตร
- ควรสร้างบรรยากาศที่เปิดเผย และสร้างความมั่นใจให้กับพนักงาน เพื่อให้พนักงานไม่รู้สึกกังวลหรือเครียด
- การตั้งเวลาให้เหมาะสม เช่น การนัดหมายเป็นการส่วนตัวเพื่อให้การพูดคุยเป็นไปอย่างเต็มที่
- การเริ่มต้นด้วยการพูดถึงจุดแข็ง
- การเริ่มต้นการพูดคุยด้วยการชื่นชมพนักงานเกี่ยวกับสิ่งที่ทำได้ดีจะช่วยสร้างความรู้สึกที่ดี และทำให้พนักงานเปิดใจยอมรับข้อเสนอแนะในด้านอื่นๆ
- ตัวอย่าง: “คุณทำงานได้ดีในการจัดการโครงการ A และการสื่อสารกับทีมก็เป็นไปอย่างราบรื่น”
- การพูดถึงจุดที่ต้องปรับปรุง
- ควรใช้การพูดที่เน้นไปที่พฤติกรรมหรือผลลัพธ์มากกว่าการตำหนิบุคคล โดยให้คำแนะนำอย่างสร้างสรรค์ เช่น “การจัดการเวลาในโปรเจกต์ที่ผ่านมาอาจจะยังไม่เป็นไปตามแผน เราสามารถปรับปรุงวิธีการให้ดียิ่งขึ้นได้ด้วยการใช้เครื่องมือการจัดการเวลาหรือการแบ่งงานให้เหมาะสม”
- ใช้หลักการ “SBI” (Situation-Behavior-Impact) เพื่ออธิบายปัญหา เช่น “ในโครงการ X, คุณไม่ได้ทำการอัปเดตข้อมูลลูกค้าให้ทันเวลา (Situation) ซึ่งทำให้ทีมงานไม่สามารถติดตามความคืบหน้าได้อย่างถูกต้อง (Impact)”
- การให้คำแนะนำในการพัฒนา
- หลังจากพูดถึงจุดที่ต้องปรับปรุง ควรให้ข้อเสนอแนะในการพัฒนาอย่างชัดเจน เช่น “เราคิดว่าอาจจะมีประโยชน์ถ้าคุณเข้าอบรมเรื่องการใช้ซอฟต์แวร์ใหม่ๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน”
- ควรตั้งเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจงสำหรับการพัฒนา เช่น “เราจะตั้งเป้าหมายให้คุณสามารถลดเวลาการดำเนินการในขั้นตอนนี้ได้ 15% ภายในไตรมาสหน้า”
- การเปิดโอกาสให้พนักงานแสดงความคิดเห็น
- หลังจากให้ข้อเสนอแนะ และคำแนะนำแล้ว ควรเปิดโอกาสให้พนักงานแสดงความคิดเห็น และถามคำถามเกี่ยวกับผลการประเมิน เพื่อให้พวกเขามีส่วนร่วมในการกำหนดทิศทางการพัฒนา
- ตัวอย่างคำถามที่สามารถถามพนักงาน: “คุณคิดว่ามีอะไรที่เราสามารถช่วยเหลือคุณได้บ้างในการปรับปรุงผลการทำงาน?”
- เน้นการสื่อสารในเชิงบวก
- ควรเน้นการพูดคุยในเชิงบวก และสร้างแรงจูงใจให้พนักงานรู้สึกมีค่าในองค์กร เช่น “คุณมีศักยภาพในการพัฒนาไปสู่ตำแหน่งที่สูงขึ้น หากคุณทำตามแผนพัฒนาเหล่านี้”
- พยายามหลีกเลี่ยงการใช้ภาษาที่ทำให้พนักงานรู้สึกถูกตำหนิหรือทำให้เกิดความเครียด
- ติดตามผลการพัฒนา
- หลังจากการสื่อสารผลการประเมิน ควรมีการติดตามผลการพัฒนาของพนักงานในช่วงเวลาต่อไป เช่น การตั้งเวลาประชุมเพื่อติดตามผลหลังจาก 3 เดือน หรือการประชุมเพื่อทบทวนการดำเนินงานในด้านที่ต้องปรับปรุง
ตัวอย่างการสื่อสารผลการประเมิน
- ผู้ประเมิน: “สวัสดีครับ/ค่ะ ในการประเมินผลปีนี้ เราเริ่มต้นด้วยการชื่นชมคุณเรื่องการทำงานร่วมกับทีม คุณมีทักษะการสื่อสารที่ยอดเยี่ยม และสามารถทำให้ทีมรู้สึกเชื่อมั่นในทิศทางที่เราจะไป”
- ผู้ประเมิน: “ในส่วนของการจัดการเวลาในการดำเนินโครงการบางครั้งยังมีข้อบกพร่อง เช่น ในโปรเจกต์ A คุณไม่ได้อัปเดตข้อมูลลูกค้าให้ทันเวลา ส่งผลให้ทีมไม่สามารถติดตามงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ”
- ผู้ประเมิน: “เรามีแผนที่จะแนะนำให้คุณเข้าอบรมการใช้เครื่องมือจัดการเวลาในปีนี้ ซึ่งเราคิดว่าจะช่วยให้คุณสามารถบริหารจัดการเวลาได้ดีขึ้น รวมถึงการตั้งเป้าหมายให้คุณสามารถลดเวลาการดำเนินการในโปรเจกต์ได้ 15% ภายใน 6 เดือน”
- ผู้ประเมิน: “คุณคิดว่าเราสามารถช่วยเหลืออะไรเพิ่มเติมบ้างในการปรับปรุงตรงนี้? ถ้าคุณมีข้อสงสัยหรือคำแนะนำ อย่าลังเลที่จะพูดมา”
วิธีการสื่อสารผลการประเมิน
- เตรียมตัวก่อนการประชุม
- ก่อนที่คุณจะเริ่มการสื่อสารผลการประเมิน ควรเตรียมข้อมูลให้ครบถ้วน เช่น ข้อมูลจากการประเมิน, ตัวอย่างที่ชัดเจน, และข้อเสนอแนะที่เป็นประโยชน์
- เตรียมแผนพัฒนาให้พร้อม เช่น คำแนะนำในการปรับปรุงจุดที่ต้องพัฒนา
- สร้างบรรยากาศที่เป็นมิตรและเปิดเผย
- การเลือกสถานที่ที่สะดวกสบาย และไม่เป็นทางการจะช่วยให้ผู้ถูกประเมินรู้สึกผ่อนคลาย
- การนัดหมายเวลาการประชุมในลักษณะส่วนตัวจะช่วยให้การสื่อสารเป็นไปในทางบวก และไม่ถูกรบกวนจากภายนอก
- เริ่มต้นด้วยการพูดถึงสิ่งที่ทำได้ดี (Positive Feedback)
- เริ่มต้นการสื่อสารผลการประเมินด้วยการกล่าวถึงสิ่งที่พนักงานทำได้ดี เพื่อสร้างความรู้สึกที่ดี และเป็นกำลังใจ
- ตัวอย่าง: “ในปีนี้, คุณได้ทำงานร่วมกับทีมได้อย่างดีเยี่ยม คุณสามารถประสานงานกับฝ่ายต่าง ๆ และทำให้โครงการ A สำเร็จลุล่วงตามกำหนดเวลาได้”
- พูดถึงจุดที่ต้องพัฒนา (Constructive Feedback)
- การพูดถึงจุดที่ต้องพัฒนาเป็นสิ่งที่ต้องทำอย่างระมัดระวัง เพื่อไม่ให้ผู้ถูกประเมินรู้สึกถูกตำหนิ
- ใช้การพูดที่เน้นไปที่การพัฒนาพฤติกรรมหรืองานแทนที่จะเป็นการวิจารณ์ตัวบุคคล
- ตัวอย่าง: “เราคิดว่าในบางครั้งคุณอาจจะต้องพัฒนาในเรื่องของการจัดการเวลา โดยเฉพาะในการทำโปรเจกต์ X คุณอาจจะต้องวางแผนล่วงหน้าให้ดีขึ้นเพื่อให้ทุกขั้นตอนดำเนินไปตามกำหนด”
- ให้ข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์ (Actionable Suggestions)
- ให้ข้อเสนอแนะที่ชัดเจน และสามารถนำไปใช้ปรับปรุงได้
- ตัวอย่าง: “เพื่อช่วยพัฒนาในเรื่องการจัดการเวลา, คุณอาจจะลองใช้เครื่องมือจัดการโครงการ เช่น Trello หรือ Asana ที่จะช่วยให้คุณติดตามงานและ กำหนดเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ”
- เปิดโอกาสให้ผู้ถูกประเมินแสดงความคิดเห็น
- ให้พนักงานมีโอกาสพูดคุยเกี่ยวกับผลการประเมิน แสดงความคิดเห็น หรือถามคำถามเกี่ยวกับข้อเสนอแนะ
- ตัวอย่างคำถาม: “คุณรู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับการประเมินนี้? มีอะไรที่คุณต้องการให้เราเข้าใจเพิ่มเติมไหม?”
- สนับสนุนการพัฒนา (Development Support)
- เน้นการให้การสนับสนุนในการพัฒนาทักษะต่าง ๆ ที่ผู้ถูกประเมินต้องการการพัฒนาเพิ่มเติม
- ตัวอย่าง: “หากคุณต้องการพัฒนาในด้านการจัดการโครงการ, เราสามารถจัดฝึกอบรมเพิ่มเติมให้คุณได้ หรือถ้าคุณต้องการคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้เครื่องมือใหม่ ๆ ก็สามารถติดต่อได้เลย”
- ตั้งเป้าหมายในอนาคต (Set Future Goals)
- การตั้งเป้าหมายในอนาคตช่วยให้พนักงานรู้ว่าคาดหวังอะไรจากการพัฒนาตนเอง
- ตัวอย่าง: “ในปีนี้เราตั้งเป้าหมายให้คุณพัฒนาทักษะการจัดการเวลา โดยการตั้งเป้าหมายที่จะลดเวลาที่ใช้ในการดำเนินการโปรเจกต์ลง 10% ภายในสามเดือน และ จะมีการติดตามผลในทุกๆ ไตรมาส”
- ให้การสนับสนุนในการติดตามผล
- ให้คำมั่นสัญญาว่าจะคอยติดตามการพัฒนาของพนักงาน และให้การสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง
- ตัวอย่าง: “เราจะมีการประชุมเพื่อทบทวนผลการทำงานในทุกๆ ไตรมาส เพื่อดูว่าคุณได้พัฒนาในด้านนี้ไปมากแค่ไหน และ จะช่วยคุณปรับปรุงตามความต้องการ”
ตัวอย่างการใช้งานจริง
สถานการณ์: คุณเป็นผู้จัดการฝ่ายการตลาด และ คุณกำลังจะสื่อสารผลการประเมินการทำงานประจำปีให้กับพนักงานคนหนึ่งที่ทำงานในทีมการตลาด
ผู้จัดการ:
“สวัสดีครับ/ค่ะ, ก่อนที่เราจะเริ่มพูดถึงผลการประเมินของคุณในปีนี้, ผม/ดิฉันขอเริ่มต้นด้วยการขอชมคุณก่อนนะครับ/ค่ะ คุณได้ทำงานร่วมกับทีมได้อย่างดีเยี่ยม โดยเฉพาะในโปรเจกต์โฆษณาสินค้าใหม่ที่คุณรับผิดชอบ คุณสามารถประสานงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และ ทำให้แคมเปญนี้ประสบความสำเร็จอย่างมาก ยอดขายเพิ่มขึ้น 20% ในไตรมาสแรกที่ดำเนินการ ซึ่งถือว่าเป็นผลงานที่น่าประทับใจมากครับ/ค่ะ”
ผู้จัดการ:
“ส่วนที่เราต้องพัฒนาก็คือเรื่องการจัดการเวลาในการดำเนินโครงการบางโปรเจกต์ โดยเฉพาะโปรเจกต์การตลาดออนไลน์ที่เริ่มต้นช้ากว่ากำหนด คุณมีแนวทางในการทำงานที่ดี แต่มักจะมีการล่าช้าในการดำเนินงานบางขั้นตอน ซึ่งทำให้บางส่วนของโครงการไม่เสร็จตามกำหนด”
ผู้จัดการ:
“ในกรณีนี้ เราแนะนำให้คุณลองใช้เครื่องมือจัดการโปรเจกต์ใหม่ ๆ เช่น Trello หรือ Asana ที่จะช่วยให้คุณสามารถติดตามงานได้ดีขึ้น รวมถึงการตั้งเวลาการส่งมอบงานให้ตรงตามกำหนด จะช่วยให้คุณทำงานได้มีระเบียบมากขึ้น และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน”
ผู้จัดการ:
“ตอนนี้คุณมีความคิดเห็นอย่างไรเกี่ยวกับผลการประเมินนี้บ้างครับ/ค่ะ? คุณรู้สึกว่าเราสามารถช่วยอะไรเพิ่มเติมเพื่อพัฒนาตัวคุณให้ดีขึ้นในปีหน้าไหมครับ/ค่ะ?”
ผู้จัดการ:
“ผม/ดิฉันอยากให้คุณตั้งเป้าหมายในปีหน้าว่าเราจะปรับปรุงการจัดการเวลาให้ดีขึ้น โดยการตั้งเป้าหมายให้โปรเจกต์ต่าง ๆ สำเร็จตรงตามกำหนด และไม่มีการล่าช้า โดยเราจะติดตามผลในทุก ๆ ไตรมาส เพื่อช่วยให้คุณสามารถพัฒนาทักษะนี้ได้อย่างต่อเนื่อง”
ผู้จัดการ:
“เราจะจัดอบรมเพิ่มเติมให้กับคุณในเรื่องของการใช้เครื่องมือจัดการโครงการ และ คอยสนับสนุนคุณตลอดเพื่อให้คุณสามารถพัฒนาทักษะการจัดการเวลาให้ดีขึ้นครับ/ค่ะ”
การสื่อสารผลการประเมินให้กับผู้ถูกประเมินไม่ควรเป็นเพียงการแจ้งผลการทำงาน แต่ควรเป็นกระบวนการที่เต็มไปด้วยการสื่อสารแบบสองทาง โดยที่ผู้ประเมินต้องให้คำแนะนำที่สร้างสรรค์และคำนึงถึงการพัฒนาในอนาคต การเริ่มต้นด้วยการพูดถึงสิ่งที่ทำได้ดีและการให้ข้อเสนอแนะในการพัฒนา จะช่วยให้พนักงานรู้สึกได้รับการสนับสนุนและสามารถนำไปปรับปรุงการทำงานได้ในอนาคต
สนใจทดลองใช้งานโปรแกรมประเมินออนไลน์ EsteeMATE ติดต่อได้ที่นี่
