การใช้เทคโนโลยีเพื่อการจัดการทรัพยากรมนุษย์ (HR) เป็นเรื่องที่มีความสำคัญมากขึ้นในยุคดิจิทัลปัจจุบัน ซึ่งเทคโนโลยีที่ช่วยในด้านนี้สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการจัดการพนักงาน ลดความซับซ้อนในการดำเนินงาน และช่วยในการตัดสินใจที่ดียิ่งขึ้น โดยรวมแล้ว เครื่องมือและซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการจัดการ HR มีหลายประเภทที่ตอบโจทย์ความต้องการที่แตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร ดังนี้
1. ระบบบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ (HRMS – Human Resource Management System)
ระบบ HRMS หรือ HRIS (Human Resource Information System) เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการบริหารจัดการข้อมูลของพนักงานในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูลเงินเดือน ประวัติการทำงาน หรือผลการประเมินต่าง ๆ โดยระบบนี้จะช่วยให้องค์กรสามารถจัดเก็บข้อมูลพนักงานและใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ตัวอย่าง
- Workday: ระบบ HRMS ที่มีความครบครันในการจัดการข้อมูลพนักงาน ตั้งแต่การสรรหาพนักงาน การบริหารเงินเดือน ไปจนถึงการประเมินผลการทำงาน
- SAP SuccessFactors: ระบบ HR ที่ใช้ในองค์กรขนาดใหญ่ ให้บริการด้านการบริหารคน ความสามารถในการวางแผนทรัพยากรบุคคล และการบริหารค่าจ้าง
2. ระบบการจ่ายเงินเดือนและสวัสดิการ (Payroll Management System)
ระบบการจัดการเงินเดือนและสวัสดิการ ช่วยให้องค์กรสามารถคำนวณและจ่ายเงินเดือนพนักงานได้อย่างถูกต้องและตรงเวลา พร้อมทั้งจัดการเกี่ยวกับภาษี สวัสดิการ และประกันสังคม
ตัวอย่าง
- Gusto: ซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการจ่ายเงินเดือนและบริหารสวัสดิการต่าง ๆ เช่น การหักภาษีและการประกันสังคม ใช้งานง่ายและรองรับธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลาง
- ADP Workforce Now: ระบบที่ช่วยในการคำนวณเงินเดือนและสวัสดิการ มีฟีเจอร์สำหรับการติดตามการขาดงานและประวัติการทำงาน
3. ระบบการสรรหาพนักงาน (Recruitment Management System หรือ ATS – Applicant Tracking System)
เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้กระบวนการสรรหาพนักงานมีประสิทธิภาพและรวดเร็วมากขึ้น โดยการติดตามและจัดการกระบวนการสมัครงานของผู้สมัครตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงการสัมภาษณ์และคัดเลือก
ตัวอย่าง
- LinkedIn Talent Solutions: เครื่องมือที่ใช้ในการสรรหาพนักงานผ่านเครือข่าย LinkedIn ที่มีฐานข้อมูลของผู้สมัครจำนวนมหาศาล ช่วยในการค้นหาผู้สมัครที่มีทักษะตรงตามความต้องการ
- Greenhouse: เป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยองค์กรในการจัดการกระบวนการสรรหาพนักงาน ตั้งแต่การโพสต์งาน การคัดกรองใบสมัคร ไปจนถึงการสัมภาษณ์
4. ระบบการประเมินผลการทำงาน (Performance Management System)
ระบบนี้ช่วยในการติดตามและประเมินผลการทำงานของพนักงาน เพื่อให้สามารถประเมินผลการทำงานของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมทั้งการตั้งเป้าหมายและการให้คำแนะนำในการพัฒนา
ตัวอย่าง
- 15Five: ซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้ผู้บริหารและหัวหน้างานสามารถประเมินผลการทำงานของพนักงานได้อย่างต่อเนื่องและสะดวก รวมถึงการตั้งเป้าหมายการพัฒนา
- Lattice: ระบบที่ใช้ในการตั้งเป้าหมาย (OKR) การประเมินผล และการรวบรวมข้อเสนอแนะจากเพื่อนร่วมงานในการปรับปรุงประสิทธิภาพ
5. ระบบการฝึกอบรมและพัฒนา (Learning Management System – LMS)
LMS เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการบริหารจัดการกระบวนการฝึกอบรมและพัฒนาทักษะของพนักงาน โดยช่วยติดตามการเข้าร่วมการฝึกอบรม การประเมินผล และการวางแผนการพัฒนาในอนาคต
ตัวอย่าง
- Cornerstone OnDemand: เป็นแพลตฟอร์มที่ใช้ในการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน สามารถสร้างคอร์สออนไลน์และติดตามความคืบหน้าในการเรียนรู้
- Moodle: ระบบ LMS ที่ได้รับความนิยมในหลายองค์กร ทั้งในภาคการศึกษาและภาคธุรกิจ ช่วยในการจัดการเนื้อหาการฝึกอบรมและการติดตามผล
6. การวิเคราะห์ข้อมูล (HR Analytics)
การวิเคราะห์ข้อมูลในด้าน HR ช่วยให้องค์กรสามารถตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูล รองรับการคาดการณ์และการวางแผนทรัพยากรบุคคล โดยใช้ข้อมูลจากการทำงานของพนักงาน เช่น อัตราการลาออก ความพึงพอใจของพนักงาน และประสิทธิภาพการทำงาน
ตัวอย่าง
- Visier: แพลตฟอร์มการวิเคราะห์ข้อมูล HR ที่ช่วยในการสังเคราะห์ข้อมูลต่าง ๆ เช่น การหมุนเวียนของพนักงาน และการทำนายแนวโน้มในอนาคต
- Tableau: แม้จะเป็นเครื่องมือทั่วไปสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูล แต่ Tableau สามารถใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูล HR โดยเฉพาะในการติดตาม KPI หรือการเปรียบเทียบผลการทำงาน
7. ระบบการจัดการเวลาทำงาน (Time and Attendance Management System)
ระบบนี้ช่วยให้องค์กรสามารถติดตามเวลาเข้าออกงานของพนักงาน รวมถึงการลา การทำโอที และการคำนวณชั่วโมงการทำงาน
ตัวอย่าง
- Kronos: ซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการจัดการเวลาทำงานของพนักงาน พร้อมทั้งฟังก์ชันในการคำนวณการลาและการจัดการเงินเดือนที่เกี่ยวข้อง
- TSheets (by QuickBooks): เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการติดตามเวลาและการเข้าทำงานของพนักงาน ทั้งแบบออนไลน์และผ่านแอปพลิเคชัน
8. ระบบการจัดการความสัมพันธ์กับพนักงาน (Employee Engagement & Experience Tools)
การใช้เทคโนโลยีในการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับพนักงาน เช่น การทำแบบสำรวจความพึงพอใจ การรับฟังความคิดเห็น หรือการวัดความผูกพันของพนักงาน
ตัวอย่าง
- Officevibe: ซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการตรวจสอบความพึงพอใจของพนักงานและการวัดการมีส่วนร่วม ช่วยให้ผู้บริหารเข้าใจถึงความรู้สึกของพนักงาน
- TinyPulse: เครื่องมือในการสำรวจความคิดเห็นของพนักงาน และติดตามความผูกพัน (Employee Engagement)
การเลือกใช้เครื่องมือและซอฟต์แวร์
การเลือกใช้เครื่องมือและซอฟต์แวร์ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กร งบประมาณ และความต้องการเฉพาะขององค์กร ควรพิจารณาถึงปัจจัยต่อไปนี้:
- ความสามารถในการปรับแต่ง ซอฟต์แวร์สามารถปรับแต่งให้เหมาะสมกับกระบวนการทำงานขององค์กรได้หรือไม่
- ความง่ายในการใช้งาน พนักงานสามารถใช้งานได้ง่ายหรือไม่
- การผสานรวมกับระบบอื่น สามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ ที่องค์กรใช้อยู่ได้หรือไม่
- ค่าใช้จ่าย ค่าใช้จ่ายในการซื้อและบำรุงรักษา
สรุป
การใช้เทคโนโลยีเพื่อการจัดการทรัพยากรมนุษย์ (HR) ช่วยให้กระบวนการต่าง ๆ ใน HR มีประสิทธิภาพมากขึ้น ทั้งในเรื่องของการสรรหาบุคลากร การจัดการเงินเดือน การประเมินผลการทำงาน การฝึกอบรม และการวิเคราะห์ข้อมูล เพื่อช่วยให้ตัดสินใจได้ดีขึ้น ซึ่งจะช่วยให้องค์กรสามารถบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
บทความเพิ่มเติมเกี่ยวกับงาน HR
บทความเพิ่มเติมเกี่ยวกับคำศัพท์ทาง HR
