การพัฒนาทักษะการสื่อสาร ที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในทุกองค์กร เพราะการสื่อสารที่ดีสามารถเสริมสร้างความเข้าใจระหว่างพนักงานและผู้บริหาร เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และสร้างบรรยากาศการทำงานที่ดี ต่อไปนี้เป็นวิธีการพัฒนาทักษะการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเพื่อการสื่อสารกับพนักงานและผู้บริหาร โดยแยกเป็นขั้นตอนและตัวอย่างเพื่อให้เห็นภาพชัดเจนขึ้น
1. การฟังอย่างมีประสิทธิภาพ (Active Listening)
การฟังเป็นทักษะพื้นฐานที่สำคัญในการสื่อสาร โดยเฉพาะในการสื่อสารกับพนักงานและผู้บริหาร การฟังไม่ใช่แค่การรับข้อมูลจากผู้พูด แต่ต้องสามารถแสดงออกถึงความเข้าใจและการมีส่วนร่วมในการสนทนา
วิธีพัฒนา
- ให้ความสนใจอย่างเต็มที่กับสิ่งที่อีกฝ่ายพูด
- หลีกเลี่ยงการขัดจังหวะ หรือการคิดตอบโต้ขณะอีกฝ่ายกำลังพูด
- ใช้ภาษากาย เช่น การพยักหน้า การสบตา เพื่อแสดงถึงความใส่ใจ
ตัวอย่าง
เมื่อผู้บริหารกำลังฟังข้อเสนอจากพนักงาน การใช้ภาษากายที่เปิดกว้าง เช่น พยักหน้า หรือลงไปสอบถามเพิ่มเติม จะช่วยให้พนักงานรู้สึกว่าความคิดเห็นของเขามีความสำคัญ
2. การใช้ภาษาที่ชัดเจนและกระชับ (Clear and Concise Communication)
การสื่อสารกับพนักงานและผู้บริหารจำเป็นต้องมีความชัดเจนและตรงประเด็น ไม่ให้ข้อมูลหรือคำพูดสับสน ซึ่งจะช่วยให้ทุกคนเข้าใจสิ่งที่ต้องทำหรือการตัดสินใจได้ง่ายขึ้น
วิธีพัฒนา
- ใช้คำพูดที่เข้าใจง่าย หลีกเลี่ยงศัพท์เทคนิคที่ซับซ้อนเกินไป เว้นแต่ว่าจำเป็น
- สื่อสารให้ตรงกับวัตถุประสงค์ที่ต้องการ เช่น ถ้าต้องการแจ้งเรื่องการเปลี่ยนแปลงในองค์กร ต้องบอกให้ชัดเจนว่าอะไรจะเปลี่ยนแปลงและส่งผลอย่างไร
- หลีกเลี่ยงการพูดซ้ำหรือพูดเวียนหัว
ตัวอย่าง
เมื่อผู้บริหารต้องการประกาศนโยบายใหม่เกี่ยวกับการทำงานจากที่บ้าน (Work from Home) ควรสื่อสารให้ชัดเจนว่า “นโยบายนี้เริ่มใช้ตั้งแต่วันจันทร์ที่ 1 ธันวาคม ทุกคนจะต้องทำงานจากที่บ้าน 3 วันต่อสัปดาห์ เพื่อลดความแออัดในสำนักงานและเพิ่มความยืดหยุ่น”
3. การเลือกช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสม (Choosing the Right Communication Channel)
การเลือกช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสมสามารถช่วยให้ข้อมูลถึงมือผู้รับได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การใช้ประชุม, อีเมล, หรือการสื่อสารผ่านแอปพลิเคชันของบริษัท
วิธีพัฒนา
- เลือกช่องทางที่เหมาะสมกับเนื้อหาของการสื่อสาร เช่น การประชุมออนไลน์หรือการประชุมทางโทรศัพท์เหมาะสำหรับเรื่องที่ต้องการการตอบรับทันที หรือหากเป็นข้อมูลที่ต้องส่งให้หลายๆ คน อาจเลือกใช้การส่งอีเมลหรือแชทกรุ๊ป
- ถ้าเป็นเรื่องที่สำคัญหรือมีผลกระทบมาก ควรเลือกช่องทางที่สามารถมีการตอบคำถามได้ทันที เช่น การประชุมหรือการโทรคุย
ตัวอย่าง
ในการแจ้งเรื่องสำคัญ เช่น การปรับโครงสร้างองค์กร อาจเลือกใช้การประชุมเพื่ออธิบายให้พนักงานเข้าใจและสามารถสอบถามข้อสงสัยได้ทันที ขณะที่การแจ้งเรื่องทั่วไปสามารถใช้ช่องทางอีเมลหรือแชทได้
4. การแสดงความเข้าใจและความเห็นใจ (Empathy)
การมีความเข้าใจและเห็นอกเห็นใจผู้อื่นในระหว่างการสื่อสารสามารถเสริมสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างผู้บริหารและพนักงาน ทำให้พนักงานรู้สึกว่ามีคุณค่าและได้รับการยอมรับ
วิธีพัฒนา
- แสดงความเข้าใจต่อสถานการณ์ของอีกฝ่าย โดยการใช้คำพูดที่แสดงถึงการใส่ใจ เช่น “ผมเข้าใจว่ามันอาจจะยากในช่วงแรกๆ แต่มันจะช่วยให้เราทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น”
- หลีกเลี่ยงการตำหนิหรือวิจารณ์โดยไม่ให้โอกาสในการอธิบาย
ตัวอย่าง
หากพนักงานไม่สามารถทำงานตามเป้าหมายได้ ควรพูดว่า “ผมเข้าใจว่าโครงการนี้อาจจะท้าทาย คุณได้พยายามเต็มที่แล้ว แต่เราต้องหาวิธีปรับปรุงเพื่อให้ไปถึงเป้าหมาย”
5. การให้ข้อเสนอแนะและคำชื่นชม (Feedback and Appreciation)
การให้ข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์และคำชื่นชมในเวลาที่เหมาะสมเป็นการเสริมสร้างกำลังใจและปรับปรุงการทำงานในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
วิธีพัฒนา
- การให้ข้อเสนอแนะควรเป็นการช่วยเสริมสร้าง ไม่ใช่การวิจารณ์เชิงลบ เช่น “ผลงานของคุณดีมาก แต่ถ้าปรับวิธีการจัดการเวลาให้ดีขึ้นอาจทำให้ผลลัพธ์ดียิ่งขึ้น”
- ชื่นชมในความพยายามหรือความสำเร็จที่เกิดขึ้นจริง เช่น “คุณทำได้ดีมากในโปรเจกต์นี้ ขอบคุณที่ทำให้ทีมมีความสำเร็จ”
ตัวอย่าง
หลังจากที่พนักงานทำโปรเจกต์สำเร็จ สามารถบอกได้ว่า “คุณทำงานได้อย่างยอดเยี่ยมในการจัดการโปรเจกต์นี้ ผลลัพธ์ที่ได้เกินความคาดหมายและทำให้ทั้งทีมมีความสุขมาก”
6. การปรับตัวตามสถานการณ์ (Adaptability)
การสื่อสารจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อเราสามารถปรับวิธีการสื่อสารให้เหมาะสมกับแต่ละสถานการณ์ เช่น การพูดคุยกับพนักงานที่มีประสบการณ์น้อยอาจต้องการการอธิบายที่ละเอียด ส่วนกับผู้บริหารอาจจะต้องใช้การสื่อสารที่รวบรัดและกระชับ
วิธีพัฒนา
- ระมัดระวังการเลือกคำและน้ำเสียงให้เหมาะสมกับคนที่เรากำลังสื่อสาร
- ถ้าสื่อสารกับคนที่มีตำแหน่งสูง ควรใช้ความเคารพและทำให้ชัดเจนว่าคุณเคารพการตัดสินใจและแนวทางของพวกเขา
ตัวอย่าง
ในการประชุมกับผู้บริหาร ควรจะพูดถึงข้อมูลสำคัญในรูปแบบที่สั้น กระชับ และตรงประเด็น แต่หากเป็นการสื่อสารกับพนักงานในทีม อาจต้องใช้เวลาอธิบายและให้ข้อมูลเพิ่มเติม
เทคนิค”การพัฒนาทักษะการสื่อสาร”
- เข้าร่วมอบรม เข้าร่วมหลักสูตรการพัฒนาทักษะการสื่อสาร เพื่อเรียนรู้เทคนิคต่างๆ และฝึกปฏิบัติ
- ฝึกฝนการพูดในที่สาธารณะ การพูดในที่สาธารณะช่วยเพิ่มความมั่นใจและพัฒนาทักษะการสื่อสาร
- อ่านหนังสือและบทความเกี่ยวกับการสื่อสาร การอ่านหนังสือและบทความจะช่วยให้คุณเข้าใจหลักการและแนวคิดเกี่ยวกับการสื่อสารได้ดียิ่งขึ้น
- ขอ Feedback ขอให้ผู้อื่นให้ Feedback เกี่ยวกับทักษะการสื่อสารของคุณ เพื่อนำไปปรับปรุง
- ฝึกฝนการเขียน การเขียนเป็นประจำจะช่วยพัฒนาทักษะการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร
- ใช้เครื่องมือช่วย ใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น บันทึกเสียงการพูดของตัวเอง หรือวิดีโอการนำเสนอ เพื่อวิเคราะห์จุดแข็งจุดอ่อนของตนเอง
ตัวอย่างสถานการณ์ที่ต้องใช้ทักษะการสื่อสาร
- การประชุม การนำเสนอข้อมูล การอภิปราย และการตัดสินใจ
- การให้ Feedback การให้คำแนะนำและข้อเสนอแนะแก่พนักงาน
- การจัดการความขัดแย้ง การแก้ไขปัญหาและความขัดแย้งที่เกิดขึ้น
- การสร้างความสัมพันธ์ การสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับเพื่อนร่วมงาน ผู้บริหาร และลูกค้า
ผลลัพธ์ของการพัฒนาทักษะการสื่อสาร
- เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน การสื่อสารที่ดีช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ
- สร้างความสัมพันธ์ที่ดี การสื่อสารที่ดีช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับเพื่อนร่วมงาน ผู้บริหาร และลูกค้า
- เพิ่มขวัญและกำลังใจให้กับพนักงาน การสื่อสารที่เปิดกว้างและเป็นกันเอง ช่วยสร้างขวัญและกำลังใจให้กับพนักงาน
- สร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ดี การสื่อสารที่ดีเป็นรากฐานสำคัญของวัฒนธรรมองค์กรที่ดี
บทความเพิ่มเติมเกี่ยวกับงาน HR
บทความเพิ่มเติมเกี่ยวกับคำศัพท์ทาง HR
