ฝ่ายทรัพยากรบุคคล Human Resources หรือ HR มีหลายส่วนงานเหมือนอย่างเช่นสายงานอื่น แบ่งตามหน้าที่หลักในงานนั้นๆ โดยผู้เขียนขอสรุป ดังนี้
1. ส่วนวางแผนอัตรากำลังคน (Manpower Planning)
ชื่อตำแหน่ง ยกตัวอย่างเช่น Manpower Planning, HR Planning เป็นต้น
มีหน้าที่ความรับผิดชอบ
- วิเคราะห์หน้าที่งาน (Job Analysis)
- วางแผนการใช้กำลังคน เพื่อจัดทำโครงสร้างบริษัท (Organization Chart) มีกี่แผนก แต่ละแผนกต้องการพนักงานกี่คน
- ควบคุมจำนวนพนักงานให้สอดคล้อง เหมาะสมกับการดำเนินงานภายในองค์กร
2. ส่วนสรรหาว่าจ้าง (Recruitment & Selection)
ชื่อตำแหน่ง ยกตัวอย่างเช่น Recruitment, Recruiter, HR officer หลังๆ นี้ก็จะได้ยินชื่อตำแหน่ง Talent Acquisition
มีหน้าที่ความรับผิดชอบ
- รับการร้องขอพนักงานใหม่ (Manpower Request) หรือมาทดแทน
- จัดหาหาพนักงานที่มีความรู้ ทักษะ คุณสมบัติที่ตรงความต้องการ
- ลงประกาศตำแหน่งงาน (Job Posting)
- ประสานงาน นัดสัมภาษณ์งาน (Job Interview)
- จัดหาเครื่องมือในการทดสอบผู้สมัคร (Candidate)
- แจ้งผลการสัมภาษณ์ แจ้งขอเสนอการจ้างงาน
- จัดทำสัญญาจ้าง จัดเก็บประวัติพนักงาน
- รวมถึงการดูแล ส่งพนักงานเข้าประจำส่วนงาน
3. ส่วนบริหารค่าตอบแทน และสวัสดิการ (Compensation & Benefit)
ชื่อตำแหน่ง ยกตัวอย่างเช่น Payroll, Payroll Management, Compensation & Benefit officer, HR Welfare ฯลฯ
มีหน้าที่ความรับผิดชอบ
- คำนวณเงินเดือน (Salary) ค่าแรง และคค่าตอบแทนอื่น เช่น ค่าคอมมิสชั่น ค่าล่วงเวลา ค่าเช่าบ้าน เป็นต้น
- การวางแผน และการจัดการเงินเดือน
- ประสานงานค่าชดเชยต่างๆ
- สวัสดิการ เช่น โบนัส วันหยุด-วันลาตามกฎหมาย ประกันสังคม ประกันสุขภาพ เงินออม กองทุนสํารองเลี้ยงชีพ (Providence Fund) ฯลฯ
4. ส่วนพัฒนาบุคลากร (Training & Development)
ชื่อตำแหน่ง ยกตัวอย่างเช่น HRD, HR Development, Training, Learning & Development, Performance Management เป็นต้น
มีหน้าที่ความรับผิดชอบ
- การวางแผนการ จัดหา หรือออกแบบหลักสูตร ประสานงาน และจัดอบรม
- นำเสนอ บริหารโครงการพัฒนาความรู้ ทักษะ คุณลักษณะที่องค์กรต้องการให้แก่พนักงาน
- การออกแบบเครื่องมือทดสอบ วัดผลความรู้ ความสามารถพนักงาน
- วางแผน พัฒนาระบบการบริหารผลการปฏิบัติงาน
- ติดตาม ประเมินผลการปฏิบัตงาน (Performance Management System PMS) ประมวล วิเคราะห์ การพัฒนาความสามารถของพนักงานนำส่งผู้บริหาร
5. ส่วนรวบรวมประสาน (Integrate)
ชื่อตำแหน่ง ยกตัวอย่างเช่น Labor Relations, Employee Relations, Grievance, Discipline เป็นต้น
มีหน้าที่ความรับผิดชอบ
- ควบคุมดูแลกฎระเบียบ วินัยพนักงาน ภายใต้ข้อกำหนดกฎหมายแรงงาน
- จัดทำระเบียบข้อบังคับพนักงานในองค์กร
- สื่อสาร / ประกาศระเบียบข้อบังคับของบริษัท
- ควบคุมการกระทำความผิด การสอบสวน การประสาน รวมถึงการลงโทษ
- บริหารจัดการข้อร้องเรียนพนักงาน
- ดูแลส่งเสริมสัมพันธ์อันดีระหว่างพนักงาน และองค์กร เช่น กิจกรรมกีฬาสี, happy workplace เป็นต้น
6. ระบบสารสนเทศ HR (Human Resource information system)
ชื่อตำแหน่ง: HRIS
มีหน้าที่ความรับผิดชอบ
- ออกแบบระบบฯ เพื่อการสนับสนุนงาน HR
- การบริหารจัดการฐานข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับงาน HR
- ดูแล รักษา ซ่อมบำรุงระบบสารสนเทศ
- ให้การสนับสนุนการจัดทำรายงาน เพื่อนำเสนอผู้บริหาร
- รวมถึงการศึกษาระบบสารสนเทศที่มีผลต่อภาคธุรกิจในอนาคต
7. งานทะเบียน เอกสารต่างๆ
ชื่อตำแหน่ง ยกตัวอย่างเช่น HR Admin, Personal Administration เป็นต้น
มีหน้าที่ความรับผิดชอบ
- การจัดเก็บ การบันทึกข้อมูลทะเบียนพนักงาน
- การเบิก – จ่าย จัดเตรียมเอกสารค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง
- การบริหารจัดการสัญญาจ้าง และสัญญาที่อื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
- บันทึกข้อมูลพนักงาน เช่น ประวัติการทำงาน ข้อมูลเงินเดือน ข้อมูลการเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่ง ฯลฯ
- ให้การสนับสนุน อำนวยความสะดวกให้กับพนักงานในองค์กร
- ดำเนินการเอกสารการทำ Visa และ Work Permit
- ประสานงานระหว่างองค์กร และหน่วยงานราชการ เช่น ประกันสังคม กรมพัฒนาฝีมือแรงงาน เป็นต้น
โครงสร้างงาน HR ผู้เขียนแบ่งแยกหน้าที่ จากประสบการณ์การทำงานที่ผ่านมา อาจเหมือน หรือไม่เหมือนกูรูท่านอื่น แต่คาดว่ายังคงมีแนวทางใกล้เคียงกัน
หน้าที่งาน HR ใบบทความนี้ดำเนินงานมาแต่ดั้งเดิม มีรูปแบบพัฒนาขึ้นมาเรื่อยๆ จนถึงปัจจุบันที่มีงาน HR แนวใหม่เกิดขึ้นเพื่อรองรับการแข่งขัน หรือพฤติกรรมมนุษย์ที่เปลี่ยนไปตามเทคโนโลยี เช่น ตำแหน่ง Employer Branding, HR 4.0, HROD, HRBP ฯลฯ ตำแหน่งหน้าที่นี้ทำอะไรบ้าง อาจเปิดโอกาสให้ Marketing อย่างคุณเข้ามาเป็น HR ได้ไหม ติดตามในบทความต่อไปนะคะ
สนใจระบบบริหารงานบุคคลออนไลน์ สำหรับ HR สมัยใหม่ ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่นี่เลย
ขอขอบคุณทุกท่าน