การจัดการเอกสารและข้อมูลพนักงาน ในองค์กรเป็นกระบวนการที่ต้องมีการควบคุมอย่างรอบคอบเพื่อให้ข้อมูลถูกจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบ ปลอดภัย และสามารถเข้าถึงได้ง่ายตามความจำเป็น แนวทางปฏิบัติในการจัดการเอกสารและข้อมูลพนักงานสามารถแบ่งเป็นหลายๆ ขั้นตอน โดยเฉพาะอย่างยิ่งการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการจัดเก็บและจัดการข้อมูล นี่คือลักษณะการปฏิบัติที่สามารถทำได้พร้อมตัวอย่าง: 1. การกำหนดประเภทของเอกสารและข้อมูลพนักงาน เริ่มต้นด้วยการกำหนดประเภทของเอกสารและข้อมูลที่ต้องจัดเก็บ โดยประเภทข้อมูลเหล่านี้ต้องมีความชัดเจนเพื่อให้ง่ายต่อการจัดระเบียบและการเรียกค้นในอนาคต ตัวอย่าง 2. การใช้ระบบดิจิทัลในการจัดเก็บ (Document Management System) การจัดเก็บเอกสารในระบบดิจิทัลจะช่วยให้การเข้าถึงข้อมูลรวดเร็วและปลอดภัยยิ่งขึ้น โดยสามารถใช้ Document Management System (DMS) หรือ Enterprise Resource Planning (ERP) เพื่อจัดการเอกสารและข้อมูลพนักงานในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ตัวอย่าง 3. การตั้งชื่อและการจัดหมวดหมู่เอกสาร การตั้งชื่อไฟล์และการจัดระเบียบโฟลเดอร์เป็นสิ่งสำคัญในการทำให้สามารถเข้าถึงเอกสารได้ง่ายและรวดเร็ว การตั้งชื่อไฟล์และโฟลเดอร์ควรมีรูปแบบที่ชัดเจนและสอดคล้องกัน ตัวอย่าง 4. การควบคุมการเข้าถึงข้อมูล (Access Control)
