PDPA และผลกระทบต่อการทำงานของ HR
พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล หรือ PDPA เป็นกฎหมายที่กำหนดมาตรฐานการจัดการข้อมูลส่วนบุคคลในประเทศไทย ซึ่งมีผลโดยตรงต่อการทำงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) เนื่องจาก HR ต้องเก็บ ใช้ และประมวลผลข้อมูลพนักงานจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลการสมัครงาน ข้อมูลส่วนตัว ข้อมูลการทำงาน หรือข้อมูลสุขภาพ หากการจัดการข้อมูลเหล่านี้ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดของ PDPA องค์กรอาจเผชิญทั้งโทษปรับและความเสียหายต่อชื่อเสียง ดังนั้น HR จึงต้องมีความเข้าใจและระบบที่รัดกุมเพื่อให้การจัดการข้อมูลพนักงานเป็นไปอย่างปลอดภัยและถูกต้องตามกฎหมาย
ประเภทข้อมูลพนักงานที่ PDPA ครอบคลุม
PDPA ครอบคลุมข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานในหลายมิติ เช่น ข้อมูลระบุตัวตน (ชื่อ-สกุล, เลขบัตรประชาชน, ที่อยู่, หมายเลขโทรศัพท์, อีเมล) ข้อมูลการจ้างงาน (ตำแหน่ง, เงินเดือน, ประวัติการทำงาน) ข้อมูลสุขภาพ (ผลตรวจสุขภาพ, ข้อมูลการลาป่วย) และข้อมูลที่มีความอ่อนไหว (Sensitive Personal Data) เช่น เชื้อชาติ ศาสนา ประวัติอาชญากรรม หรือข้อมูลทางพันธุกรรม การที่ HR เข้าใจว่าข้อมูลใดบ้างอยู่ภายใต้การคุ้มครอง จะช่วยให้สามารถวางมาตรการจัดเก็บและใช้งานได้อย่างเหมาะสมและถูกต้องตามกฎหมาย
ขั้นตอนการขอและเก็บคำยินยอม (Consent)
การขอคำยินยอมจากพนักงานเป็นขั้นตอนสำคัญที่ PDPA กำหนดไว้อย่างชัดเจน คำยินยอมต้องได้จากการแสดงเจตนาโดยชัดแจ้ง ไม่บังคับ และต้องระบุวัตถุประสงค์การใช้ข้อมูลอย่างละเอียด HR ควรจัดทำแบบฟอร์มคำยินยอม (Consent Form) ที่เข้าใจง่าย ใช้ภาษาที่ตรงไปตรงมา และครอบคลุมทุกกรณีการใช้ข้อมูล เช่น การใช้เพื่อการจ่ายเงินเดือน การยื่นภาษี การประเมินผลงาน หรือการส่งข้อมูลให้บริษัทประกัน ควรเก็บบันทึกคำยินยอมทั้งในรูปแบบเอกสารและดิจิทัล เพื่อสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ในกรณีเกิดข้อพิพาท
การจัดเก็บและการเข้าถึงข้อมูลอย่างปลอดภัย
เมื่อได้รับข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานแล้ว ขั้นตอนถัดมาคือการจัดเก็บอย่างปลอดภัยเพื่อลดความเสี่ยงจากการรั่วไหล HR ควรกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลตามความจำเป็น (Role-based Access Control) ใช้ระบบเข้ารหัสข้อมูล (Encryption) สำหรับข้อมูลสำคัญ จัดเก็บเอกสารในพื้นที่ที่มีการควบคุมการเข้าออก และใช้ระบบ Cloud HR ที่มีมาตรฐานความปลอดภัยสูง นอกจากนี้ ควรมีการอบรมบุคลากรเกี่ยวกับนโยบาย PDPA และขั้นตอนการจัดการข้อมูล เพื่อให้ทุกคนในองค์กรมีส่วนร่วมในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลพนักงาน
เครื่องมือและระบบช่วยจัดการ PDPA
ปัจจุบันมีเครื่องมือและระบบที่ช่วยให้การจัดการ PDPA ง่ายขึ้น เช่น ระบบ HR Software ที่มีฟังก์ชันเก็บและจัดการแบบฟอร์มคำยินยอมแบบออนไลน์ ระบบติดตามการเข้าถึงและแก้ไขข้อมูล (Audit Trail) ระบบจัดเก็บเอกสารบนคลาวด์ที่มีการเข้ารหัส หรือแพลตฟอร์มที่ออกแบบมาเฉพาะสำหรับการจัดการคำยินยอม (Consent Management Platform) การใช้เครื่องมือเหล่านี้ไม่เพียงช่วยให้ HR ทำงานได้รวดเร็วขึ้น แต่ยังช่วยลดความเสี่ยงด้านกฎหมายและสร้างความเชื่อมั่นให้กับพนักงานว่าข้อมูลของพวกเขาได้รับการคุ้มครองอย่างจริงจัง