GETHR.CO

Action Plan ฝ่ายบุคคล: ทำอย่างไรให้วัดผลได้จริง (พร้อมตัวอย่าง KPI เชื่อมโยง)

GetHR , , , , , , ,

Action Plan ฝ่ายบุคคลที่ “ทำไม่เสร็จ” ไม่ใช่เรื่องบังเอิญ

หลายองค์กรมีเอกสาร Action Plan ฝ่ายบุคคลสวยมาก สีครบ ตารางดี ตัวหนังสืออ่านง่าย แต่ผลลัพธ์ไม่เกิดจริง เหตุผลไม่ได้ลึกลับอะไร ส่วนใหญ่เจอปัญหาแบบเดิมซ้ำ เช่น
– ทำแผนเพราะ “ต้องทำ”
– ไม่ผูกกับ KPI อะไรทั้งนั้น
– Owner ไม่ชัด
– ไม่ได้ติดตามแบบรายเดือน
– ทำใน Excel แล้วไม่มีใครเปิดอีก

ไม่ใช่เรื่องแปลกที่งานจะค้าง เพราะแผนจำนวนมากออกแบบมาเพื่อ “ส่งผู้บริหาร” มากกว่า “นำไปใช้จริง”
บทความนี้จะลงรายละเอียดตรงประเด็น ตั้งแต่ Root cause ไปจนถึงวิธีออกแบบ Action Plan ที่วัดผลได้จริง และเชื่อม KPI แบบไม่คลุมเครือ เหมาะกับ HR ที่อยากเลิกทำงานซ้ำ และอยากเห็นผลที่ตรวจสอบได้

Action Plan ฝ่ายบุคคล คืออะไร (แบบที่ใช้ได้จริง ไม่ใช่แบบโชว์เอกสาร)

Action Plan ฝ่ายบุคคลไม่ใช่รายการ to-do ที่เขียนส่งฝ่ายบริหาร แต่เป็น “ระบบการลงมือทำที่ผูกกับเป้าหมายขององค์กร”
โครงสร้างที่ควรมีแบบจำเป็น ไม่ใช่แบบสวยงามคือ:

  1. ปัญหา (Problem Statement)
  2. KPI หรือ Objective ที่ต้องการเปลี่ยนแปลง
  3. กิจกรรมที่วัดผลได้ (Measurable Action)
  4. Owner ชัดเจน (คน คนเดียว ไม่ใช่ทีม)
  5. Timeline และ Checkpoint รายเดือน
  6. วิธีประเมินผล / Dashboard
  7. ความเสี่ยงและเงื่อนไขจำเป็น

ถ้าขาดข้อใดข้อหนึ่ง แผนจะเริ่มเบลอ และโอกาสล้มเหลวแทบจะการันตี

สิ่งที่ HR มักเข้าใจผิดคือ การเขียนกิจกรรมเยอะๆ จะทำให้แผนดีขึ้น แต่ข้อเท็จจริงตรงกันข้าม แผนที่เยอะเกินไป = ไม่มีใครทำหมดแน่นอน แผนที่ดีควร “ชัดและวัดได้” มากกว่าปริมาณเยอะ

5 ปัญหาหลักที่ทำให้ Action Plan ฝ่ายบุคคลล้มเหลวซ้ำๆ

ปัญหา 1: ตั้งคำเป้าหมายกว้างเกินไปจนวัดไม่ได้

เช่น
– “เพิ่ม Engagement”
– “พัฒนาคุณภาพพนักงาน”
– “สร้างวัฒนธรรมองค์กร”
ประโยคพวกนี้ดีบนเวที TED Talk แต่ไม่มีค่าทางปฏิบัติ งาน HR ทำจริงจะต้องชี้ชัดว่าอะไรจะเปลี่ยนไปในเชิงตัวเลข

ปัญหา 2: ไม่มี KPI Outcome รองรับ

ถ้ากิจกรรมไม่เชื่อม KPI ผลลัพธ์จะไม่ผูกกับความสำเร็จขององค์กร
ตัวอย่างที่พบจริง:
จัดอบรม 4 รอบ แต่ไม่รู้ว่าผลลัพธ์ทาง Performance ดีขึ้นไหม
ส่งแบบสำรวจพนักงาน แต่ไม่รู้ว่าแก้ปัญหาอะไรได้

ปัญหา 3: Owner ไม่ชัด หรือมี Owner มากกว่า 1 คน

“ทีม HR” = ไม่มีใครรับผิดชอบจริง
แผนแบบนี้เจอทุกองค์กร
Owner ต้องเป็น “คน” ไม่ใช่ “ทีม” ซึ่งจำเป็นต่อ accountability

ปัญหา 4: ไม่มีระบบติดตามรายเดือน

ถ้าไม่ติดตามทุกเดือน งานจะไปกองพอกันช่วงไตรมาส 3–4 แล้วสรุปไม่ทัน
ผลลัพธ์:
แผนสวย แต่สุดท้ายเท่ากับศูนย์

ปัญหา 5: ใช้ Excel แล้วไม่อัปเดต

Excel เหมาะตอนเริ่มต้น แต่จะพังตอน follow-up
เพราะงาน HR ต้องติดตามหลาย Owner และหลายกิจกรรม
สิ่งที่เกิดขึ้นคือ:
– ไฟล์ซ้ำกัน
– เวอร์ชันเพี้ยน
– ไม่รู้ว่าใครอัปเดตวันไหน
– ไม่มีระบบแจ้งเตือน
สุดท้ายไฟล์จะกลายเป็นไฟล์ที่ไม่มีใครเปิด

Framework สร้าง Action Plan ฝ่ายบุคคลที่วัดผลได้จริง

ด้านล่างคือโครงสร้าง 5 ขั้นตอนที่ใช้งานได้จริงในองค์กรจำนวนมาก ไม่ต้องปรับแต่งซับซ้อนเกินเหตุ

1 กำหนดปัญหา (Problem Statement)

แผนที่ดีเริ่มจากการระบุปัญหาที่พิสูจน์ได้
ตัวอย่าง:
– Turnover 18% และสูงกว่าอุตสาหกรรม
– เวลา Onboarding เฉลี่ย 14 วัน ยาวเกินความจำเป็น
– Engagement Score ต่ำกว่า 60 และ 3 หมวดเสี่ยง
– SLA งาน HR ล่าช้าเฉลี่ย 3 วัน

ข้อมูลจะมาจาก:
– Exit Interview
– Engagement Survey
– HR Dashboard
– Performance Review
– Workload Analysis

2 ตั้ง KPI Outcome ให้ชัดเจนก่อนค่อยเขียนกิจกรรม

ตัวอย่าง KPI ที่ใช้จริง:

Recruitment

– ลด Time to Hire จาก 45 → 30 วัน
– เพิ่ม Offer Acceptance Rate จาก 72% → 85%

Onboarding

– 90-day Retention เพิ่มจาก 82% → 90%

Performance

– Completion Rate ไตรมาสละ 95% ขึ้นไป
– ลดกรณี “KPI ไม่ครบ” ลง 80%

L&D

– Training NPS สูงกว่า 70
– Training Hours เฉลี่ยเพิ่มขึ้น 20%

Engagement

– Engagement Score จาก 55 → 72
– eNPS เพิ่มอย่างน้อย +15

การตั้ง KPI ก่อนคือขั้นตอนที่หลายทีมข้าม แล้วสุดท้ายต้องกลับมาแก้ เพราะกิจกรรมที่ออกมาไม่เชื่อมผลลัพธ์อะไรเลย

3 แตก KPI เป็นกิจกรรมที่ตรวจสอบได้ (Measurable Action)

หลักคิดคือกิจกรรมต้องตอบคำถาม 2 ข้อ:

  1. วัดได้ไหม
  2. Owner ลงมือทำได้ทันที ไม่ต้องลุ้น

ตัวอย่างแปลงกิจกรรมที่มักเขียนแบบเบลอ ให้กลายเป็นวัดผลจริง:

แบบเดิม (ผิด)แบบใหม่ (ถูก)
ปรับปรุงคุณภาพการสื่อสารภายในส่ง Internal Newsletter 2 ครั้ง/เดือน
จัดกิจกรรมพนักงานจัด Monthly Check-in 1:1 ครบ 90%
ลด Turnover พนักงานทำ Exit Interview ครบ 100% + วิเคราะห์ 4 สาเหตุหลัก
พัฒนาทักษะพนักงานทำ Skill Mapping + Individual Learning Plan

4 Owner ต้องเป็นคน ไม่ใช่ทีม

ตัวอย่าง Owner ที่ควรระบุ:
– HRBP
– Recruitment Lead
– L&D Manager
– HR Operations
– Head of People

Owner ต้องมีอำนาจตัดสินใจในงานนั้น ไม่เช่นนั้นจะเกิดภาวะ “ทุกคนคิดว่าคนอื่นทำ”

5 ระบบติดตามผลรายเดือน (Checkpoint + Dashboard)

ถ้าองค์กรไม่มีระบบติดตาม ตรวจได้ 3 เรื่อง:

1) งานค้าง

2) งานหลุด deadline

3) อะไรเสี่ยงเป้าหมายไม่สำเร็จ

หลักการระบบติดตามที่ดี:
– ต้องดูได้ใน 10 วินาทีว่าอะไรค้าง
– ดูตาม Owner ได้
– เห็น % ความคืบหน้า
– ประวัติการอัปเดตห้ามหาย
– มีแจ้งเตือน Due Date

องค์กรที่ทำได้แบบนี้มักลดความล่าช้าของ Action Plan ถึง 30–50%

Template Action Plan ฝ่ายบุคคล (โครงสร้างแบบใช้งานจริง)

5.1 โครงสร้างตาราง

คอลัมน์ที่ควรมี:

  1. หมายเลข
  2. กิจกรรม (Action)
  3. รายละเอียด
  4. KPI / ผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้อง
  5. Owner
  6. Deadline
  7. สถานะ (On Track / Delay / Risk)
  8. Checkpoint รายเดือน
  9. หมายเหตุ

ตารางนี้ไม่ต้องทำให้ซับซ้อน แต่อย่าตัด KPI ออก เช่น แผนจำนวนมากตัด KPI ออกเพื่อลดพื้นที่ใน Excel สุดท้ายผลลัพธ์คือ “ทำสำเร็จ แต่ไม่รู้ช่วยอะไรองค์กร”

ตัวอย่าง Action Plan ฝ่ายบุคคล (แบ่งตามหมวดงาน)

ด้านล่างคือตัวอย่างกิจกรรมที่วัดผลได้ พร้อม KPI Outcome ที่สัมพันธ์กัน

หมวด 1: Recruitment

KPI เชื่อมโยง

– Time to Hire
– Offer Acceptance Rate
– Cost per Hire

Action Plan ตัวอย่าง

  1. ทำ Candidate Scorecard สำหรับทุกตำแหน่ง (Owner: Recruitment Lead)
  2. ปรับ JD ใหม่ 100% ให้ตรงกับ Skillset ที่ใช้จริง
  3. ทำ Talent Pipeline ไตรมาสละ 2 รอบ สำหรับตำแหน่งสำคัญ
  4. ลดขั้นตอนสัมภาษณ์จาก 4 → 2 รอบ
  5. ส่ง Follow-up ภายใน 24 ชั่วโมงหลังสัมภาษณ์ทุกเคส

หมวด 2: Onboarding

KPI เชื่อมโยง

– First-Month Productivity
– 90-day Retention

Action Plan ตัวอย่าง

  1. ทำ Onboarding Checklist 12 รายการ (Owner: HRBP)
  2. ส่ง Onboarding Survey ภายใน 48 ชั่วโมงแรก
  3. นัด Mentor Meeting ในสัปดาห์แรก
  4. ประชุม Check-in สัปดาห์ที่ 4
  5. สรุปผล Productivity หลังครบ 30 วัน

หมวด 3: Performance & KPI

KPI เชื่อมโยง

– Completion Rate
– Alignment Quality
– KPI Accuracy

Action Plan ตัวอย่าง

  1. ทำ KPI Alignment Workshop ไตรมาสละ 1
  2. Audit KPI ซ้ำซ้อนหรือวัดไม่ได้
  3. Monthly Check-in รอบหัวหน้างาน และสรุปเป็น 3 ตัวชี้วัด
  4. ทำ Dashboard KPI รายบุคคลและรายแผนก
  5. ตั้งระบบแจ้งเตือน KPI ที่ไม่อัปเดต 7 วัน

หมวด 4: Learning & Development

KPI เชื่อมโยง

– Training Hours
– NPS
– Training ROI

Action Plan ตัวอย่าง

  1. ทำ Skill Mapping ทุกตำแหน่ง
  2. สร้าง Learning Path รายบุคคล
  3. ทำ Training NPS ทุกคอร์ส
  4. วัด ROI สำหรับโครงการ 3 โครงการหลัก
  5. ทำ Internal Knowledge Sharing เดือนละครั้ง

หมวด 5: Employee Engagement

KPI เชื่อมโยง

– Engagement Score
– eNPS
– Participation Rate

Action Plan ตัวอย่าง

  1. ทำ Pulse Survey เดือนละ 3 คำถาม
  2. สรุป Insight รายไตรมาส
  3. Townhall ไตรมาสละ 1
  4. Recognition Weekly 1 ครั้ง/แผนก
  5. ทำ Action Item เพื่อตอบโจทย์ Top 3 Pain Points

หมวด 6: HR Operations

KPI เชื่อมโยง

– SLA
– HR Accuracy
– Ticket Resolution Time

Action Plan ตัวอย่าง

  1. ลดงานเอกสารด้วย e-Form
  2. ทำ HR Service Catalogue
  3. ตั้ง SLA 24 ชั่วโมงสำหรับ HR Ticket
  4. ทำ Dashboard รายวัน
  5. ทำ Error Report รายเดือน

วิธีเชื่อม Action Plan กับ KPI ให้ทำงานจริง ไม่ใช่บนกระดาษ

หลักคิดตรงไปตรงมา:
ทุกกิจกรรมต้องเชื่อม KPI Outcome บางอย่างเสมอ
ถ้าไม่เชื่อม = เป็นกิจกรรมที่ทำเพราะความรู้สึก ไม่ใช่ความจำเป็น

ตัวอย่างการเชื่อมแบบถูกต้อง:

กิจกรรม:

ทำ Exit Interview ครบ 100%

KPI Outcome:

ลด Turnover 3%

KPI Output:

Insight สาเหตุการลา 4 หมวด

ตัวอย่างที่ผิดแบบชัดเจน:

กิจกรรม:

จัดกิจกรรมพนักงานเดือนละครั้ง

ผิดเพราะ:

ไม่มี KPI Outcome วัดผล เช่น Engagement ดีขึ้นกี่คะแนน
ถ้าไม่ผูก KPI ผลลัพธ์จะเป็นงานที่สร้างภาระเพิ่ม

กฎเหล็ก:

  1. 1 KPI = 1 Owner
  2. ห้ามมี Owner ซ้ำ
  3. กิจกรรมต้องมีวิธีวัดผลแบบตัวเลข

เทคนิคติดตาม Action Plan โดยไม่จมอยู่กับ Excel

องค์กรส่วนใหญ่มีแผน แต่ไม่มีระบบติดตาม ทำให้แผนล้มเหลว
ด้านล่างคือวิธีที่ HR ใช้แล้วได้ผลชัดที่สุด:

Weekly Check-in (5 นาที/ครั้ง)

ถามตรงๆ 3 ข้อ:
– อัปเดตอะไรไปแล้ว
– อะไรค้าง
– ต้องการความช่วยเหลืออะไร

มีผลมากกว่าการทำเอกสาร 10 หน้า

Monthly Checkpoint

ประเมินสถานะ “On Track / Delay / Risk” แบบไม่ต้องอ้อมค้อม
ลดภาระผู้บริหาร และสร้างความชัดเจนในการติดตาม

Dashboard แบบ Real-Time

ข้อมูลที่ควรเห็นทันที:

– งานค้างกี่รายการ
– Owner ไหนค้างมากสุด
– % Action Plan สำเร็จ
– KPI อันไหนเสี่ยงไม่ถึงเป้า
– งานค้างเกินกำหนดกี่วัน

ข้อมูลแบบนี้ไม่สามารถทำใจร่มๆ ใน Excel ได้ เพราะต้องคอยอัปเดตเองตลอด

ตัวอย่าง Dashboard ที่ช่วยให้ Action Plan วัดผลจริง

Dashboard ที่ดีควรมี 4 มิติ:

  1. สถานะแยกตาม Owner
    เห็นชัดว่าใครค้าง อะไรค้าง
  2. สถานะแยกตามหมวดงาน HR
    Recruitment / L&D / Engagement / HR Ops
  3. เส้นเวลา (Timeline View)
    เห็นทั้งปีในหน้าเดียวว่าอะไรล่าช้า
  4. KPI View
    วัด KPI Outcome ไม่ใช่แค่กิจกรรม
  5. แจ้งเตือน
    ไม่ต้องให้ HR โทรตาม เพิ่มประสิทธิภาพหลายเท่า

สรุป

Action Plan ฝ่ายบุคคลจะวัดผลได้จริงก็ต่อเมื่อ:

  1. ตั้ง KPI Outcome ก่อน
  2. แตกเป็นกิจกรรมที่วัดผลได้
  3. มี Owner ที่รับผิดชอบจริง
  4. มี Checkpoint รายเดือน
  5. ใช้ Dashboard แทนการเปิด Excel ทุกวัน

องค์กรที่ทำได้อย่างน้อย 3 ใน 5 ข้อ มักเห็นผลลัพธ์ทาง HR ชัดเจน เช่น Turnover ลดลง, Productivity ดีขึ้น, Engagement ขยับขึ้นอย่างมีเหตุผล

ผลลัพธ์เหล่านี้ไม่ได้ต้องใช้เทคโนโลยีขั้นสุด แต่ต้องมีระบบติดตามที่ชัดเจนและต่อเนื่อง

ถ้าต้องการเวอร์ชันที่ติดตามผลแบบอัตโนมัติ มี Dashboard และแจ้งเตือนครบ แจ้งได้ มีตัวอย่างการใช้งานจริงจาก EsteeMATE ที่ช่วยลดงานติดตาม Action Plan ลงอย่างมาก

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *