ประกันสังคมสำหรับ HR มือใหม่

ประกันสังคม เป็นอีกเรื่องหนึ่งที่ HR มือใหม่ ต้องใส่ใจและให้ความสำคัญพอๆ กับ  กฎหมายแรงแรงงานเลยนะคะ   

เนื่องจากหน้าที่ของนายจ้างที่กำหนดโดยสำนักงานประกันสังคม  หลายๆ อย่างจะมีระยะเวลาเป็นตัวกำหนดไว้ให้ปฏิบัติดังนั้นหาก HR มือใหม่อย่างเราพลาดหรือหลงลืม อาจส่งผลกระทบต่อบริษัทได้ 

เรามาดูกันค่ะ ว่า HR มือใหม่ ต้องรู้อะไรบ้าง

1. ยื่นแบบขึ้นทะเบียนนายจ้าง

          นายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป (มีอายุไม่ต่ำกว่า 15 ปีบริบูรณ์และไม่เกิน 60 ปีบริบูรณ์ในวันเข้าทำงาน  ต้องขึ้นทะเบียนนายจ้างพร้อมกับขึ้นทะเบียนลูกจ้าง เป็นผู้ประกันตน ภายใน 30 วัน และเมื่อมีการรับลูกจ้างใหม่เพิ่มขึ้นต้องแจ้งขึ้นทะเบียนลูกจ้างใหม่ภายใน 30 วัน เช่นกัน มิฉะนั้นจะมีความผิดระวางโทษจำคุกไม่เกิน 6 เดือน หรือปรับไม่เกิน 20,000 บาท หรือทั้งจำทั้งปรับ  ทั้งนี้ให้ยื่นแบบพร้อมเอกสารประกอบการขึ้นทะเบียนที่ สำนักงานประกันสังคมตามเขตที่ตั้งของสถานประกอบการ

2.  เงินสมทบ และ การนำส่งเงินสมทบกองทุนประกันสังคม

           เงินสมทบ  คือเงินที่นายจ้างและลูกจ้าง ต้องนำส่งเข้ากองทุนประกันสังคมทุกเดือน  โดยคำนวณจากค่าจ้างที่ลูกจ้างได้รับ ในอัตรา 5% จากฐานค่าจ้าง ซึ่งฐานค่าจ้างที่นำมาคำนวณ ต่ำสุดเดือนละ 1,650 บาท (สมทบเข้ากองทุนฯ  83 บาท) และสูงสุดไม่เกินเดือนละ 15,000 บาท (สมทบเข้ากองทุนฯ 750 บาท) แต่ทั้งนี้ รัฐบาลจะออกเงินสมทบเข้ากองทุนด้วยส่วนหนึ่ง

การนำส่งเงินสมทบ เมื่อนายจ้างหักเงินสมทบในส่วนของลูกจ้างแล้ว ก็ต้องนำส่งในส่วนของนายจ้างด้วย โดยในจำนวนเท่ากับเงินสมทบของลูกจ้างทั้งหมดที่ถูกหักมารวมกัน  พร้อมจัดทำเอกสารตามแบบ สปส. 1-10 ส่วนที่ 1 และ สปส. 1-10 ส่วนที่ 2 หรือสามารถจัดทำข้อมูลลงสื่ออิเล็กทรอนิกส์ โดยสามารถนำส่งได้ 3 ทาง คือ

• นำส่งที่สำนักงานประกันสังคมกรุงเทพ/ จังหวัด/สาขา ด้วยตนเองหรือผ่านทางไปรษณีย์ เป็นเงินสดหรือเช็ค  ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป

• ชำระเงินผ่าน ธ.กรุงไทย จำกัด (มหาชน), ธ.กรุงศรีอยุธยา จำกัด (มหาชน) หรือ ธ.ธนชาต จำกัด (มหาชน)  สาขาในจังหวัดที่สถานประกอบการตั้งอยู่

• ชำระเงินด้วยระบบ e-payment  ของ ธ.ซิตี้แบงค์ จำกัด, ธ.มิซูโฮคอร์ปอเรต, ธ.กรุงศรีอยุธยา จำกัด (มหาชน), ธ. ซูมิโตโม มิตซุย แบงกิ้ง คอร์ปเปเรชั่น จำกัด, ธ.ไทยพาณิชย์ จำกัด (มหาชน), ธ.กรุงไทย จำกัด (มหาชน), ธ.กสิกรไทย จำกัด (มหาชน), ธ,กรุงเทพ จำกัด (มหาชน) และ ธ.ทหารไทย จำกัด (มหาชน)

3.  กองทุนเงินทดแทน (เนื่องจากการทำงาน) และ การนำส่งเงินเข้ากองทุนเงินทดแทน

           กองทุนเงินทดแทน (เนื่องจากการทำงาน)  คือ กองทุนที่จ่ายเงินทดแทนให้แก่ลูกจ้างแทนนายจ้าง  เมื่อลูกจ้างประสบอันตรายหรือเจ็บป่วย ตาย หรือสูญหาย ทุพพลภาพ สูญเสียอวัยวะหรือสูญเสียสมรรถภาพในการทำงานของร่างกายอันเนื่องมาจากการทำงานให้แก่นายจ้าง โดยไม่คำนึงถึงวันเวลาและสถานที่แต่จะดูสาเหตุที่ทำให้ประสบอันตรายหรือเจ็บป่วย

           เงินสมทบกองทุนเงินทดแทน  เป็นเงินที่นายจ้างจ่ายเข้ากองทุนเงินทดแทนเพียงฝ่ายเดียว  โดยจะเรียกเก็บจากนายจ้างเป็นรายปี โดยประเมินจากค่าจ้างที่นายจ้างจ่ายให้ลูกจ้างทั้งปีรวมกัน (คนละไม่เกิน 240,000 บาทต่อปี)  คูณกับอัตราเงินสมทบของประเภทกิจการในระหว่างอัตรา 0.2 – 1.0% โดยนายจ้างแต่ละประเภทกิจการจะจ่ายในอัตราเงินสมทบหลักที่แตกต่างกันตามประกาศกระทรวงฯ  ทั้งนี้จะขึ้นอยู่กับความเสี่ยงภัยตามรหัสประเภทกิจการของนายจ้าง

           การจ่ายเงินสมทบกองทุนเงินทดแทน  จะเรียกเก็บจากนายจ้างเป็นรายปี (ปีละ 1 ครั้ง)  โดยในปีแรกนายจ้างจะต้องจ่ายเงินสมทบฯ ภายใน 30 วัน นับแต่วันที่ลูกจ้างตั้งแต่ 1 คน สำหรับปีต่อๆ ไป จ่ายภายในเดือนมกราคมของทุกปี  โดยเงินสมทบที่เรียกเก็บต้นปี คำนวณมาจากเงินค่าจ้างที่ประมาณการไว้ล่วงหน้า ซึ่งอาจไม่เท่ากับค่าจ้างที่จะเกิดขึ้นจริงเนื่องจากในระหว่างปีนายจ้างอาจมีการเพิ่มหรือลดจำนวนลูกจ้าง หรือปรับอัตราค่าจ้าง  ดังนั้นในเดือนกุมภาพันธ์ของทุกปี นายจ้างต้องแจ้งจำนวนค่าจ้างรวมทั้งปีของปีที่ผ่านมาไปยังสำนักงานประกันสังคมอีกครั้งหนึ่ง เพื่อจะได้นำไปเปรียบเทียบกับเงินสมทบที่เก็บไว้เมื่อต้นปี หากจำนวนค่าจ้างจริงของปีที่ผ่านมาสูงกว่าค่าจ้างที่ประมาณไว้จะถูกเรียกเก็บเพิ่มภายใน 31 มีนาคม แต่หากจำนวนเงินค่าจ้างรวมทั้งปีต่ำกว่าที่ประเมินไว้จะได้รับเงินสมทบส่วนที่จ่ายเกินคืนหรืออาจหักไว้ในแจ้งเงินสมทบครั้งต่อไป

           การรายงานค่าจ้าง  นายจ้างต้องรายงานค่าจ้างที่จ่ายจริงของปีที่ผ่านมาภายในเดือนกุมภาพันธ์ของทุกปี  การไม่รายงานค่าจ้างภายในกำหนดอาจมีผลทำให้นายจ้างต้องชำระเงินเพิ่มตามกฎหมาย ทั้งนี้ นายจ้างรายใดไม่จ่ายเงินสมทบภายในกำหนดหรือจ่ายเงินสมทบไม่ครบจำนวน  ต้องจ่ายเงินเพิ่มตามกฎหมายอีกในอัตราร้อยละ 2 ต่อเดือนของเงินสมทบที่ต้องจ่าย

4. กรณีทะเบียนผู้ประกันตน

กรณีรับลูกจ้างเข้าทำงาน จะต้องขึ้นทะเบียนลูกจ้างเป็นผู้ประกันตน ภายใน 30 วัน นับแต่วันที่ลูกจ้างเข้าทำงาน โดยกรอกแบบฟอร์มขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน สปส. 1-03 พร้อมเลือกสถานพยาบาลในโครงการประกันสังคม แต่หากลูกจ้างเคยขึ้นทะเบียนผู้ประกันตนมาแล้ว ให้กรอกแบบฟอร์ม ขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน สำหรับผู้เคยยื่นแบบขึ้นทะเบียนประกันตน สปส. 1-03 แล้ว (สปส. 1-03/1) ภายใน 30 วันนับจากวันที่ลูกจ้างเข้าทำงานเช่นกัน

5. กรณีที่มีลูกจ้างลาออกจากงาน

          กรณีที่มีลูกจ้างลาออกจากงาน เลิกจ้าง ให้นายจ้างแจ้งการลาออกจากงานภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป  โดยใช้แบบการแจ้งการสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตน (สปส.6-09)

6. กรณีที่ลูกจ้างมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล

          กรณีลูกจ้างมีการเปลี่ยนแปลงชื่อ – นามชื่อสกุล หรือข้อมูลสถานพยาบาลครอบครัวและข้อมูลจำนวนบุตร  ให้นายจ้างแจ้งภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป โดยใช้แบบแจ้งการเปลี่ยนแปลงข้อเท็จจริงนายจ้าง (สปส. 6-15)  จบแล้วนะคะสำหรับ “ประกันสังคมที่ HR มือใหม่ควรรู้” มีอะไรบ้าง ครั้งนี้เป็นการบรรยายภาพรวมที่ต้องติดต่อประสานงานทั้งหมด ครั้งหน้าเรามาเจาะลึกที่ละขั้นตอน ว่าแต่ละขั้นตอนทำอย่างไร ต้องใช้แบบฟอร์มฉบับใดดำเนินการ พบกันใหม่ฉบับหน้า….สวัสดีค่ะ