การจัดการเอกสารและข้อมูลพนักงาน ในองค์กรเป็นกระบวนการที่ต้องมีการควบคุมอย่างรอบคอบเพื่อให้ข้อมูลถูกจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบ ปลอดภัย และสามารถเข้าถึงได้ง่ายตามความจำเป็น แนวทางปฏิบัติในการจัดการเอกสารและข้อมูลพนักงานสามารถแบ่งเป็นหลายๆ ขั้นตอน โดยเฉพาะอย่างยิ่งการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการจัดเก็บและจัดการข้อมูล นี่คือลักษณะการปฏิบัติที่สามารถทำได้พร้อมตัวอย่าง:
1. การกำหนดประเภทของเอกสารและข้อมูลพนักงาน
เริ่มต้นด้วยการกำหนดประเภทของเอกสารและข้อมูลที่ต้องจัดเก็บ โดยประเภทข้อมูลเหล่านี้ต้องมีความชัดเจนเพื่อให้ง่ายต่อการจัดระเบียบและการเรียกค้นในอนาคต
ตัวอย่าง
- เอกสารส่วนบุคคล: ข้อมูลส่วนตัวของพนักงาน เช่น ชื่อ, ที่อยู่, หมายเลขโทรศัพท์, ประวัติการศึกษา, ข้อมูลสุขภาพ
- เอกสารการจ้างงาน: เช่น สัญญาจ้าง, ข้อตกลงในการทำงาน, ข้อมูลการขึ้นเงินเดือน, ข้อมูลเกี่ยวกับสวัสดิการ
- เอกสารการประเมินผลการทำงาน: เช่น รายงานการประเมินประจำปี, การฝึกอบรมที่ได้รับ, ผลการประเมินสมรรถนะ
- เอกสารทางการเงิน: เช่น การหักภาษี, สลิปเงินเดือน, การจ่ายเงินโบนัส
- เอกสารอื่นๆ: เช่น การลา, การขออนุมัติการลางาน, ใบอนุมัติการเดินทาง
2. การใช้ระบบดิจิทัลในการจัดเก็บ (Document Management System)
การจัดเก็บเอกสารในระบบดิจิทัลจะช่วยให้การเข้าถึงข้อมูลรวดเร็วและปลอดภัยยิ่งขึ้น โดยสามารถใช้ Document Management System (DMS) หรือ Enterprise Resource Planning (ERP) เพื่อจัดการเอกสารและข้อมูลพนักงานในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
ตัวอย่าง
- การใช้ระบบ DMS เช่น SharePoint หรือ Google Drive: องค์กรสามารถสร้างโฟลเดอร์สำหรับเก็บเอกสารพนักงานในรูปแบบดิจิทัล โดยการสร้างโฟลเดอร์แยกตามประเภทของเอกสาร เช่น โฟลเดอร์สำหรับ “เอกสารส่วนบุคคล”, “เอกสารการประเมินผลการทำงาน”, “เอกสารทางการเงิน” เป็นต้น
- การใช้ระบบ ERP เช่น SAP, Oracle: ในระบบ ERP สามารถบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับการจ้างงาน, เงินเดือน, การลา, การฝึกอบรม และการประเมินผลได้อย่างครบถ้วน
3. การตั้งชื่อและการจัดหมวดหมู่เอกสาร
การตั้งชื่อไฟล์และการจัดระเบียบโฟลเดอร์เป็นสิ่งสำคัญในการทำให้สามารถเข้าถึงเอกสารได้ง่ายและรวดเร็ว การตั้งชื่อไฟล์และโฟลเดอร์ควรมีรูปแบบที่ชัดเจนและสอดคล้องกัน
ตัวอย่าง
- โฟลเดอร์หลัก: ชื่อองค์กร → “พนักงาน”
- โฟลเดอร์ย่อย: ชื่อพนักงาน → “ชื่อพนักงาน – ประวัติการทำงาน”, “ชื่อพนักงาน – สัญญาจ้าง”, “ชื่อพนักงาน – ผลการประเมิน”
- การตั้งชื่อไฟล์: “ชื่อพนักงาน – สัญญาจ้าง – ปี 2024.pdf”, “ชื่อพนักงาน – ใบลางาน – 01/2024.pdf”
4. การควบคุมการเข้าถึงข้อมูล (Access Control)
การกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสารเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยรักษาความปลอดภัยของข้อมูลพนักงาน ต้องมีการจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารตามความจำเป็นของแต่ละบุคคลในองค์กร
ตัวอย่าง
- การตั้งค่าการเข้าถึง: ผู้จัดการฝ่ายบุคคลสามารถเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดของพนักงานในฝ่ายตน แต่พนักงานทั่วไปจะเข้าถึงเฉพาะข้อมูลของตัวเองเท่านั้น
- การใช้งานระบบเข้ารหัส (Encryption): การใช้ระบบที่มีการเข้ารหัสข้อมูลที่สำคัญ เช่น ข้อมูลเงินเดือน หรือข้อมูลสุขภาพ เพื่อป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
5. การสำรองข้อมูลและการป้องกันข้อมูลสูญหาย (Backup)
ข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับพนักงานต้องมีการสำรองข้อมูลเพื่อป้องกันความเสียหายจากการที่ระบบล้มเหลวหรือไฟล์หาย
ตัวอย่าง
- การสำรองข้อมูลบน Cloud: ใช้บริการ Cloud Storage เช่น Google Drive, Microsoft OneDrive, หรือ Dropbox เพื่อสำรองข้อมูลสำคัญทุกครั้งที่มีการอัปเดตหรือเพิ่มข้อมูลใหม่
- การทำ Backup อัตโนมัติ: ตั้งระบบให้ทำการสำรองข้อมูลอย่างสม่ำเสมอทุกสัปดาห์หรือทุกเดือน เพื่อให้มั่นใจว่าไม่มีข้อมูลสำคัญหายไป
6. การจัดการข้อมูลตามกฎหมาย (Compliance)
องค์กรต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายในการจัดเก็บและการจัดการข้อมูลพนักงาน เช่น พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) หรือกฎหมายที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ เพื่อรักษาความเป็นส่วนตัวของข้อมูลพนักงาน
ตัวอย่าง
- การขอความยินยอมจากพนักงาน: ก่อนที่ข้อมูลส่วนตัวของพนักงานจะถูกเก็บในระบบดิจิทัล ต้องได้รับความยินยอมจากพนักงานตามกฎหมาย PDPA
- การเก็บข้อมูลในระยะเวลาที่กำหนด: เช่น ข้อมูลที่เกี่ยวกับการลาออกหรือการเกษียณจะต้องถูกเก็บเป็นระยะเวลา 5 ปีตามกฎหมาย และจะต้องทำลายหรือถอนข้อมูลเมื่อครบกำหนด
7. การตรวจสอบและการติดตามการเปลี่ยนแปลงข้อมูล
การติดตามและบันทึกการเปลี่ยนแปลงข้อมูลสำคัญของพนักงาน เช่น การปรับตำแหน่ง, การปรับเงินเดือน, การลาออก เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้องค์กรสามารถตรวจสอบประวัติการเปลี่ยนแปลงได้ในภายหลัง
ตัวอย่าง
- การบันทึกการเปลี่ยนแปลง: เมื่อมีการปรับเงินเดือนหรือขึ้นตำแหน่ง ให้มีการบันทึกการเปลี่ยนแปลงในระบบ ERP หรือ DMS พร้อมระบุวันที่ที่มีการเปลี่ยนแปลง
- การตรวจสอบย้อนหลัง: ในกรณีที่มีข้อพิพาทหรือคำถามเกี่ยวกับข้อมูลพนักงาน สามารถเข้าไปตรวจสอบประวัติการเปลี่ยนแปลงได้จากระบบที่บันทึกข้อมูล
8. การลบข้อมูลเมื่อไม่จำเป็น
ข้อมูลที่ไม่จำเป็นหรือหมดอายุ เช่น ข้อมูลของพนักงานที่ลาออกหรือเกษียณควรถูกลบออกจากระบบเพื่อป้องกันการเก็บข้อมูลเกินความจำเป็น
ตัวอย่าง
- การลบข้อมูลตามระยะเวลา: ข้อมูลที่ไม่จำเป็นหลังจากพนักงานลาออกครบกำหนดอายุงาน (เช่น 5 ปี) ควรถูกลบออกจากระบบเพื่อปฏิบัติตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
- การลบข้อมูลที่ไม่ได้ใช้งาน: ข้อมูลบางประเภท เช่น ข้อมูลการลาอาจจะหมดอายุหลังจาก 1-2 ปี ควรถูกลบออกจากระบบ
9. การฝึกอบรมและการสร้างความเข้าใจให้กับพนักงาน
พนักงานทุกคนในองค์กรต้องได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับการจัดการเอกสารและข้อมูลอย่างถูกต้อง รวมถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านความปลอดภัย
ตัวอย่าง
- การฝึกอบรมการใช้ระบบ: พนักงานทุกคนจะได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับการใช้ระบบจัดการเอกสาร เช่น การบันทึกเอกสาร, การค้นหาข้อมูล, และการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล
- การอบรมเกี่ยวกับ PDPA: พนักงานจะต้องเข้าใจถึงข้อกำหนดและความสำคัญของการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลภายใต้กฎหมาย PDPA
ประโยชน์ของ”การจัดการเอกสารและข้อมูลพนักงาน”ที่ดี
- เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน สามารถเข้าถึงข้อมูลพนักงานได้อย่างรวดเร็ว ทำให้การตัดสินใจต่างๆ เกี่ยวกับพนักงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
- ลดความผิดพลาด การมีข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบันจะช่วยลดความผิดพลาดในการทำงาน
- ป้องกันการสูญหายของข้อมูล การมีระบบจัดเก็บข้อมูลที่ดีจะช่วยป้องกันการสูญหายของข้อมูลสำคัญ
- เพิ่มความน่าเชื่อถือ การมีระบบจัดการเอกสารที่เป็นระบบจะสร้างความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร
- ปฏิบัติตามกฎหมาย การจัดเก็บข้อมูลพนักงานอย่างถูกต้องตามกฎหมายจะช่วยป้องกันปัญหาทางกฎหมาย
ตัวอย่างเครื่องมือที่ใช้ในการจัดการเอกสารและข้อมูลพนักงาน
- Google Drive บริการคลาวด์สตอเรจสำหรับจัดเก็บและแชร์ไฟล์
- Dropbox บริการคลาวด์สตอเรจสำหรับจัดเก็บและซิงค์ไฟล์
- Microsoft SharePoint แพลตฟอร์มสำหรับการจัดการเอกสารและการทำงานร่วมกัน
- ซอฟต์แวร์ HRIS เช่น Workday, Oracle HCM Cloud, ADP รวมฟังก์ชันการจัดการข้อมูลพนักงานครบวงจร
บทความเพิ่มเติมเกี่ยวกับงาน HR
บทความเพิ่มเติมเกี่ยวกับคำศัพท์ทาง HR
